Faktura nie wyszła do KSeF — czy można wydać ją klientowi po staremu?

To zależy od trybu działania systemu — np. przy niedostępności KSeF przewidziany jest tryb offline z późniejszą wysyłką. Najpierw należy ustalić status pierwszej wysyłki i nie wystawiać duplikatu; w razie wątpliwości skonsultować z księgowością lub partnerem Comarch.

Czy WGKOM konfiguruje KSeF w Comarch ERP Optima od zera?

Tak — certyfikaty i tokeny, uprawnienia, wybór środowiska, testy wysyłki i odbioru e-faktur oraz szkolenie zespołu. Zdalnie, z rozliczeniem za czas pracy. Tel. 731 835 666.

Strona główna › Blog › KSeF nie wysyła

Faktura nie wysyła się do KSeF z Optimy — jak to diagnozować

Q: Kto nadaje uprawnienia KSeF osobie wystawiającej faktury z Optimy?

Uprawnienia w KSeF nadaje podmiot (firma) — osobom fizycznym i podmiotom obsługującym, np. biuru rachunkowemu. Bez nadanych uprawnień wysyłka z programu nie przejdzie autoryzacji.

Faktura wisi ze statusem błędu, wysyłka „nie przechodzi”, a klient czeka na e-fakturę. Odkąd KSeF obowiązuje, to już nie ciekawostka, tylko wstrzymana sprzedaż. Dobra wiadomość: przyczyny układają się w kilka powtarzalnych grup — po kolei.

🔍 Przejdź do diagnozy 📞 Pilne? 731 835 666

Diagnoza w 5 krokach — od najczęstszego

1 Jedna faktura czy wszystkie?

Wszystkie faktury nie wychodzą → problem leży w połączeniu, autoryzacji albo po stronie systemu KSeF (kroki 2–3). Tylko jedna/niektóre → problem jest w danych tej konkretnej faktury (krok 4). Ta jedna odpowiedź oszczędza godzinę błądzenia.

2 Czy KSeF w ogóle działa? (to nie zawsze Twoja wina)

System KSeF miewa przerwy serwisowe i awarie — Ministerstwo Finansów publikuje komunikaty o dostępności i planowanych pracach. Zanim zaczniesz szukać u siebie, sprawdź, czy MF nie ogłosiło przerwy. Na czas niedostępności przewidziany jest tryb offline — fakturę wystawiasz, a wysyłka następuje po przywróceniu systemu.

3 Autoryzacja: certyfikat lub token

Optima łączy się z KSeF przy użyciu danych autoryzacyjnych (certyfikat/token). Najczęstsze problemy w tej grupie: autoryzacja wygasła, została skonfigurowana na inny NIP, albo osoba/podmiot nie ma nadanych uprawnień w KSeF do wystawiania faktur w imieniu firmy. Objaw wspólny: żadna faktura nie wychodzi, komunikat wskazuje na odmowę dostępu/uwierzytelnienia.

4 Dane faktury nie przechodzą walidacji

KSeF sprawdza każdą fakturę ze schemą e-faktury. Jeśli jedna konkretna faktura wraca z błędem, przejrzyj jej dane pod kątem braków: NIP kontrahenta, stawki i kwoty VAT, daty, pozycje. Komunikat zwrotny zwykle wskazuje pole, którego dotyczy problem — przeczytaj go dokładnie, zanim wyślesz ponownie.

5 Środowisko: testowe vs produkcyjne

Klasyka po wdrożeniach i po testach demo: program pozostał podpięty pod środowisko testowe MF (albo odwrotnie — token produkcyjny na środowisku testowym). Faktury „wychodzą”, ale nie tam, gdzie trzeba, albo autoryzacja nie pasuje do środowiska. Sprawdź w konfiguracji KSeF, na które środowisko celuje program.

⚠️ Ważne przy błędach wysyłki: nie wystawiaj tej samej faktury po raz drugi „bo się zablokowała” — ryzykujesz duplikat w obrocie. Najpierw ustal status pierwszej wysyłki, dopiero potem decyduj.

Kiedy dzwonić — i co przygotować

Jeśli kroki 1–5 nie wskazały przyczyny albo wskazały autoryzację/uprawnienia (to najczęściej wymaga uporządkowania konfiguracji), łączymy się zdalnie i doprowadzamy wysyłkę do działania. Przygotuj: treść komunikatu błędu (zrzut ekranu) i informację, czy problem dotyczy wszystkich faktur. Konfigurujemy KSeF w Optimie od strony technicznej: certyfikaty, tokeny, uprawnienia, środowiska. Więcej: KSeF w Comarch ERP Optima →

Wysyłka działa, ale cały proces KSeF kuleje? (faktury zakupowe nie spływają, księgowość dubluje pracę) — to nie awaria, tylko brak dokończonej konfiguracji procesów. Zobacz przejęcie opieki nad Optimą — porządkujemy takie rzeczy systemowo, nie od pożaru do pożaru.

Częste pytania

Faktura nie wyszła do KSeF — czy mogę ją wydać klientowi „po staremu”?

Zasady zależą od trybu, w jakim działa system (np. tryb offline przy niedostępności KSeF przewiduje wystawienie faktury i późniejszą wysyłkę). Nie improwizuj na własną rękę przy fakturach — ustal status wysyłki, a w razie wątpliwości skonsultuj z księgowością lub z nami.

Kto nadaje uprawnienia KSeF osobie wystawiającej faktury?

Uprawnienia w KSeF nadaje firma (podmiot) — osobom i ewentualnie podmiotom obsługującym (np. biuru rachunkowemu). Jeśli osoba wystawiająca nie ma nadanych uprawnień, wysyłka z programu nie przejdzie autoryzacji. Pomagamy to uporządkować przy konfiguracji.

Czy WGKOM skonfiguruje KSeF w naszej Optimie od zera?

Tak — certyfikaty/tokeny, uprawnienia, środowisko, testy wysyłki i odbioru oraz przeszkolenie zespołu. Zdalnie, z rozliczeniem za czas pracy. Tel. 731 835 666.

Doprowadzimy wysyłkę KSeF do działania

Zdalna diagnoza autoryzacji, uprawnień i konfiguracji KSeF w Optimie — z testem wysyłki na koniec.

📞 Michał: 731 835 666

Zobacz też: KSeF w Comarch ERP Optima →