CRM, Serwis i Obieg Dokumentów
w Comarch ERP Optima.
Rejestruj kontakty z klientami, planuj zadania handlowców, obsługuj zlecenia serwisowe i automatyzuj windykację należności — wszystko zintegrowane z fakturami i magazynem Optima.
Zarządzanie relacjami z klientami
CRM Optima to narzędzie do rejestrowania kontaktów z klientami, planowania zadań, obsługi skrzynki e-mail i automatycznego wystawiania faktur cyklicznych — zintegrowane z kartoteką kontrahentów.
Rejestracja kontaktów z klientami
Ewidencja spotkań, rozmów telefonicznych i korespondencji z datą, osobą rozmawiającą i opisem. Pełna historia kontaktów w kartotece kontrahenta dostępna dla całego zespołu.
Zadania i terminarze
Planowanie i przydzielanie zadań pracownikom. Automatyczne generowanie przypomnień. Zadania cykliczne (np. cotygodniowy telefon do klienta). Rejestracja wykonanych czynności z czasem i opisem.
Obsługa skrzynki e-mail
Konfiguracja firmowej skrzynki pocztowej bezpośrednio w Optimie. Wysyłka i odbiór wiadomości z powiązaniem do kartoteki kontrahenta. Historia korespondencji w kontekście klienta.
Oferty handlowe
Przygotowanie i wysyłka ofert handlowych z cennikami i rabatami z poziomu kartoteki klienta. Śledzenie statusu oferty. Konwersja zaakceptowanej oferty na zamówienie i fakturę.
Faktury cykliczne
Automatyczne tworzenie zestawów faktur dla wielu podmiotów jednocześnie — przydatne przy abonamentach i usługach powtarzalnych. Wysyłka faktur o określonej godzinie bez ręcznej interwencji.
Integracja SMS
Tworzenie i wiązanie kontaktów CRM z wiadomościami SMS. Powiadomienia klientów o statusie zamówienia, terminie wizyty serwisowej lub zaległej płatności przez SMS.
Kartoteka kontrahentów
Rozbudowana baza klientów i dostawców z historią transakcji, osobami kontaktowymi, notatkami i powiązanymi dokumentami. Widok 360° klienta: faktury, zamówienia, oferty, zadania, wiadomości — w jednym miejscu.
Comarch Mobile CRM
Dodatkowa aplikacja mobilna dla handlowców w terenie — dostęp do bazy klientów, historii zakupów i wystawianie ofert na urządzeniu mobilnym. Synchronizacja z bazą Optima.
Windykacja i ankiety — rozszerzenie CRM
CRM Plus rozszerza możliwości o automatyczną windykację należności — powiadomienia o zaległościach, blokowanie sprzedaży i zbieranie opinii od kontrahentów.
Automatyczna windykacja należności
System sam monitoruje terminy płatności i wysyła automatyczne e-maile do kontrahentów z nieuregulowanymi fakturami. Generuje ponaglenia zapłaty. Możliwość tworzenia kontaktu CRM z każdym przypadkiem zaległości dla dalszego śledzenia.
Blokowanie sprzedaży
Automatyczne blokowanie możliwości wystawienia faktury dla kontrahentów z przekroczonym limitem kredytowym lub zaległymi płatnościami. Handlowiec widzi komunikat i musi uzyskać zgodę kierownika.
Ankiety od kontrahentów
Zbieranie dodatkowych informacji i opinii bezpośrednio od kontrahentów przez wbudowany moduł ankiet. Wyniki powiązane z kartoteką klienta.
| Funkcja | CRM | CRM Plus |
|---|---|---|
| Rejestracja kontaktów z klientami | ✔ | ✔ |
| Zadania, przypomnienia, terminarz | ✔ | ✔ |
| Oferty handlowe | ✔ | ✔ |
| Obsługa skrzynki e-mail | ✔ | ✔ |
| Faktury cykliczne i automatyczna wysyłka | ✔ | ✔ |
| Integracja SMS | ✔ | ✔ |
| Automatyczne e-maile o zaległościach | — | ✔ Plus |
| Ponaglenia zapłaty | — | ✔ Plus |
| Blokowanie sprzedaży dla zalegających | — | ✔ Plus |
| Ankiety od kontrahentów | — | ✔ Plus |
💡 CRM Plus — dla kogo?
Firmy z dużą bazą kontrahentów, problemami z terminowością płatności lub handlowcami wymagającymi zarządzania limitami kredytowymi. Moduł Plus zdejmuje z księgowej obowiązek ręcznego wysyłania upomnień.
Zlecenia serwisowe zintegrowane z magazynem
Moduł Serwis przeznaczony jest dla firm świadczących usługi serwisowe i naprawy. Obsługuje cały cykl zlecenia — od przyjęcia przez planowanie po rozliczenie — w powiązaniu z dokumentami handlowo-magazynowymi Optima.
Zlecenia serwisowe
Tworzenie i obsługa zleceń serwisowych z pełną ewidencją: urządzenie/towar, zgłoszona usterka, wykonane czynności, zużyte części, czas pracy serwisanta. Statusy zlecenia od przyjęcia do zamknięcia.
Zlecenia cykliczne
Tworzenie wzorców zleceń cyklicznych — dla klientów z umowami serwisowymi, przeglądami okresowymi lub regularnym utrzymaniem sprzętu. System generuje zlecenia automatycznie.
Planowanie serwisu w terminarzu
Harmonogramowanie czynności serwisowych z przypisaniem do serwisantów. Widok terminarza z zaplanowanymi wizytami. Przypomnienia i powiadomienia dla techników.
Integracja z magazynem i handlem
Zlecenie serwisowe jest bezpośrednio powiązane z dokumentami handlowo-magazynowymi Optima. Zużyte części są rozchodowane z magazynu automatycznie. Faktura za usługę generuje się z zlecenia.
Ewidencja seryjna i LOT części
Wskazywanie konkretnych partii dostaw pobranych części serwisowych — śledzenie numerów seryjnych i numerów LOT zużytych komponentów. Pełna traceability dla branż z wymogami jakości.
Dla jakich firm?
Serwisy sprzętu AGD/RTV, firmy IT, serwisy samochodowe, firmy instalacyjne i utrzymania ruchu, biura obsługi klientów — wszędzie tam gdzie usługa serwisowa wymaga ewidencji i rozliczenia.
Katalogowanie i obieg firmowych dokumentów
Moduł Obieg Dokumentów służy do gromadzenia, katalogowania i zarządzania dokumentami firmowymi — umowami, pismami, skanami — bezpośrednio w systemie ERP.
Gromadzenie dokumentów
Katalogowanie dokumentów firmowych — umów, pism, skanów faktur papierowych, zezwoleń — w jednym miejscu z powiązaniem z kontrahentem lub pracownikiem.
Wyszukiwanie dokumentów
Szybkie wyszukiwanie dokumentów po słowach kluczowych, dacie, typie, kontrahencie lub osobie odpowiedzialnej. Koniec z szukaniem umów w segregatorach.
Procesy obiegu
Definiowanie i dostosowywanie procesów obiegu dokumentów — np. akceptacja umowy przez kierownika przed podpisaniem. Śledzenie etapów i odpowiedzialności.
Dla jakich firm sprawdzają się te moduły?
CRM i CRM Plus — typowy klient
- Firmy handlowe z siecią handlowców, dla których historia kontaktów z klientem jest kluczowa
- Firmy z powtarzającą się sprzedażą abonamentową — faktury cykliczne automatyzują billing
- Biura i gabinety zarządzające szeroką bazą klientów z historią wizyt i korespondencji
- Firmy z problemami płatniczymi klientów — CRM Plus automatyzuje windykację miękką
- Dystrybutorzy i importerzy obsługujący setki kontrahentów B2B
Serwis — typowy klient
- Serwisy urządzeń i sprzętu — ewidencja zleceń, zużytych części, historii napraw
- Firmy IT z umowami serwisowymi i przeglądami okresowymi
- Instalatorzy i firmy utrzymania ruchu z cyklicznym serwisem maszyn
- Branże z wymogami traceability — ewidencja seryjna i LOT pobranych części
💡 Serwis + Handel = komplet
Moduł Serwis działa razem z Handlem i Magazynem Optima — przyjęcie towaru do serwisu, rozchód części z magazynu i faktura za usługę to jeden spójny proces bez ręcznego przenoszenia danych.
Najczęstsze pytania o CRM, Serwis i Obieg Dokumentów
Czym różni się moduł CRM od CRM Plus?
CRM to podstawowy moduł do rejestrowania kontaktów, planowania zadań, obsługi e-mail, ofert handlowych i faktur cyklicznych. CRM Plus rozszerza go o windykację należności: automatyczne wiadomości e-mail do klientów z zaległymi fakturami, generowanie ponagleń zapłaty, blokowanie sprzedaży dla zadłużonych kontrahentów i moduł ankiet. Jeśli problem z terminowością płatności jest w Twojej firmie istotny — CRM Plus jest właściwym wyborem.
Czy moduł CRM Optima można kupić osobno?
Moduł CRM jest dostępny jako dodatek do pakietu Optima — wymaga podstawowego modułu Handel lub Finanse. CRM działa najlepiej zintegrowany z fakturowaniem i kartoteką kontrahentów. Skontaktuj się z nami — dobierzemy zestaw modułów dopasowany do Twoich potrzeb i budżetu.
Czy CRM Optima ma widok tablicy Kanban lub pipeline sprzedaży?
Nie — CRM Optima to moduł do ewidencji kontaktów, zadań i komunikacji z klientami, nie jest rozbudowanym systemem do zarządzania lejkiem sprzedaży w stylu dedykowanych platform CRM. Główną wartością jest pełna integracja z fakturami, magazynem i modułem finansowym Optima — handlowiec widzi w czasie rzeczywistym historię zakupów klienta, otwarte faktury i stany magazynowe.
Czy moduł Serwis działa bez modułu Handel?
Moduł Serwis wymaga aktywnego modułu Faktury lub Handel — ponieważ zlecenia serwisowe są powiązane z dokumentami handlowo-magazynowymi (rozchód części z magazynu, faktura za usługę). Współpracuje zarówno z Handel jak i Handel Plus w zależności od potrzeb firmy.
Jak działa automatyczna windykacja w CRM Plus?
Po przekroczeniu terminu płatności system automatycznie tworzy kontakt CRM z kontrahentem i może wysłać e-mail z informacją o zaległości. Można skonfigurować harmonogram przypomnień — np. pierwsze powiadomienie po 3 dniach, drugie po 7, ponaglenie zapłaty po 14. Blokowanie sprzedaży aktywuje się gdy kontrahent przekroczy ustawiony próg zadłużenia lub liczbę dni przeterminowania.
Ile kosztują moduły CRM, Serwis i Obieg Dokumentów?
Cena zależy od wybranego pakietu subskrypcyjnego i liczby użytkowników. W wersji chmurowej (SaaS) moduły dostępne są w ramach miesięcznej subskrypcji. Skontaktuj się z nami — przygotujemy bezpłatną wycenę uwzględniającą wszystkie potrzebne moduły i wariant licencjonowania.
Zapytaj o CRM, Serwis lub Obieg Dokumentów
Pokażemy jak te moduły wyglądają w praktyce — prezentacja dostosowana do Twojej branży i specyfiki pracy.