Wraz z obowiązkowym wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wiele firm musi formalnie udzielić dostępu do systemu osobom trzecim: biurom rachunkowym, zewnętrznym księgowym czy pracownikom. Aby inni mogli wystawiać i odbierać faktury w Twoim imieniu, konieczne jest nadanie im odpowiednich uprawnień. Poniżej znajdziesz prostą instrukcję, jak to zrobić.
Rodzaje uprawnień w KSeF
System przewiduje trzy główne poziomy dostępu:
Zarządzanie uprawnieniami – nadawanie, zmiana i odbieranie uprawnień innym użytkownikom.
Wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych – praca z fakturami elektronicznymi w imieniu firmy.
Wystawianie faktur z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT – także w formie ustrukturyzowanej.
Logowanie i pierwsze uwierzytelnienie w KSeF możliwe jest przy pomocy:
kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP,
Profilu Zaufanego.
Po pierwszym logowaniu można również wygenerować token, który ułatwia późniejsze logowanie aplikacjom zewnętrznym.
Kto może działać w Twoim imieniu
Dostęp do KSeF mogą otrzymać:
właściciel firmy lub osoba formalnie upoważniona,
pracownik, któremu nadasz odpowiednie prawa,
biuro rachunkowe lub zewnętrzny księgowy.
Jak nadać uprawnienia – dwie metody
Uprawnienia można nadać elektronicznie lub papierowo.
1. Elektronicznie – najszybciej i najwygodniej
Skorzystaj z Aplikacji Podatnika KSeF:
Wejdź na ksef.mf.gov.pl.
Zaloguj się Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią elektroniczną.
Przejdź do zakładki Uprawnienia.
Wskaż biuro rachunkowe lub pracownika i określ dokładny zakres uprawnień.
2. Papierowo – formularz ZAW-FA
Jeżeli wolisz tradycyjną formę:
Pobierz i wypełnij aktualny formularz ZAW-FA.
Podaj dane osoby lub biura, któremu przyznajesz dostęp.
Złóż dokument w swoim urzędzie skarbowym.
Dobre praktyki bezpieczeństwa
Nadaj tylko niezbędne uprawnienia – ogranicz dostęp do minimum potrzebnego do pracy.
Regularnie weryfikuj dostęp – odbieraj uprawnienia pracownikom, którzy zmienili stanowisko lub odeszli.
Wprowadź wewnętrzne procedury – ustal, kto może wnioskować o dostęp i kto go zatwierdza.
Przeszkol uprawnionych – upewnij się, że rozumieją swoje obowiązki i zasady bezpiecznego logowania.
Dzięki tym krokom szybko i bezpiecznie udzielisz biuru rachunkowemu lub pracownikowi dostępu do KSeF, a proces wystawiania i odbierania faktur w Twojej firmie będzie przebiegał sprawnie i zgodnie z przepisami.