Skip to content 
Sprawdź jak w prosty sposób usprawnić swoją firmę z oprogramowaniem Comarch ERP Optima
Comarch ERP Optima- dlaczego jest właśnie dla Ciebie?
Jeżeli cały czas zastanawiasz się jak podnieść efektywność funkcjonowania swojego biznesu, to w tym artykule podsuniemy Ci parę sposobów, dzięki którym w łatwy sposób to zmienisz.
Zacznijmy od tego, że Comarch ERP Optima w ostatnich latach jest najczęściej kupowanym systemem ERP w Polsce dla małych, średnich, a nawet dużych biznesów z przeróżnych branż. Oznacza to, że korzysta z niego już około 70 000 firm.
Kto jest głównym odbiorcą licencji Comarch ERP Optima?
- Po pierwsze biura rachunkowe, które prowadzą działalność na podstawie świadczenia usług księgowych. To znaczy, że w Polskiej Klasyfikacji Działalności przypisane są do Działalności rachunkowo-księgowej oraz doradztwa podatkowego,
- Następnie firmy — Pozostałe działalności gospodarcze (bez świadczenia usług księgowych),
- Oprócz tego, Podmioty powiązane kapitałowo lub osobowo z potwierdzeniem odpisów z KRS.
Jakie obszary obsługiwane są przez Comarch ERP Optima?
Przede wszystkim najważniejszą zaletą tego nowoczesnego i innowacyjnego systemu informatycznego jest fakt, iż jest w stanie kompleksowo zarządzać całością przedsiębiorstwa. Krótko mówiąc, można w nim przeprowadzać nie tylko rozliczenia kasowo-bankowe, fakturowanie czy sprzedaż, ale także bardziej zaawansowane prowadzenie całej księgowości czy sprawy HR.
Przechodząc do obszarów, które system obsługuje, należy wymienić główne moduły Comarch ERP Opima:
- Kasa/ Bank
- Księgowość
- Kadry i Płace
- Faktury i handel z magazynem
- Analityka BI
- DMS (obieg dokumentów i zarządzanie procesami biznesowymi)
Nawet jeśli nie posiadamy jeszcze licencji na system Optima, to jest możliwość, aby niektóre z modułów takie jak np. IBARD, e-Sprawozdania czy PPK zakupić i pracować na innym środowisku. Taka wersja programu nazywa się Standalone.
Tymczasem omówimy teraz funkcjonalności obszarów odpowiadające modułom w systemie.
Moduł Kasa/ Bank:
- Bieżąca kontrola przepływu środków pieniężnych w przedsiębiorstwie,
- Gromadzenie informacji o płatnościach związanych z danymi zarejestrowanymi w innych modułach,
- Prowadzenie dowolnej liczby kas i rachunków bankowych w złotówkach i innych walutach,
- Automatyczne pobieranie kursów NBP,
- Rozliczanie dokumentów w innych walutach,
- Automatyczne tworzenie różnic kursowych podczas rozliczania dokumentów w obcej walucie,
- Definiowanie dowolnej liczby płatności i przypisanie do każdej odpowiedniego rejestru kasowego/bankowego,
- Częściowe rozliczanie należności czy zobowiązań,
- Generowanie dokumentów kompensat,
- Monitorowanie i windykacja należności – wystawianie not odsetkowych, ponagleń zapłaty oraz potwierdzeń sald – pojedynczych lub seryjnych,
- Seryjne rozliczanie dokumentów z preliminarza płatności,
- Kojarzenie płatności i dokumentów na poziomie płatności z faktury,
- Wykonanie zbiorczego zestawienia wpływów i wydatków pieniężnych – tych już dokonanych (zapisów) oraz planowanych zdarzeń,
- Używanie mechanizmu podzielonej płatności – MPP,
- Rozliczenia ze wszystkimi podmiotami prawnymi – urzędami, kontrahentami, pracownikami.
Moduł Księgowość:
- Zawsze zgodny z przepisami. Oprogramowanie zgodne ze wszystkimi obowiązującymi przepisami, odpowiedzialne i bezpieczne prowadzenie firmy,
- Wszystkie formy księgowości: ewidencja ryczałtowa, Książka Przychodów i Rozchodów oraz Księga Handlowa,
- Automatyzacja procesów. Automatyczne księgowanie dokumentów przy wykorzystaniu wzorców księgowych (pełna księgowość), OCR , operacje seryjne na dokumentach,
- Rozliczenie VAT na zasadach ogólnych i metodą kasową. Możliwość wyboru metody rozliczenia VAT, rozliczenia miesięczne lub kwartalne,
- Naliczanie zaliczek na PIT-36/PIT-36L, PIT-37, PIT-28, czy CIT-8 oraz obliczanie i elektroniczna wysyłka deklaracji rocznych,
- Pełna ewidencja VAT. Wprowadzanie dokumentów do Rejestrów VAT, tworzenie wydruków rejestrów VAT, sporządzanie deklaracji podatkowych i wysyłanie do systemu e-Deklaracje, dowolna ilość podrejestrów VAT sprzedaży i zakupu,
- Sporządzanie i przesyłanie plików JPK we wszystkich strukturach: JPK_V7, VAT, KR, PKPiR, EWP, WB, FA, MAG.
- Ewidencja dodatkowa. W programie możliwa jest rejestracja dokumentów, które nie są dokumentami VAT, np. zlecenia, polisy ubezpieczeniowe,
- OCR dokumentów kosztowych. Wprowadzanie faktur ze skanów i zdjęć; plików PDF, JPG, PNG,
- Sporządzanie VAT-ZD do pliku JPK_V7. Rozliczenie ulgi na złe długi w celu skorygowania podatku VAT naliczonego za niezapłacone faktury w terminie.
Moduł Kadry i płace:
- Rozliczanie pracowników. Ewidencja i rozliczanie pracowników w oparciu o umowę o pracę z uwzględnieniem nadgodzin i nieobecności pracowniczych. Rozliczanie umów cywilnoprawnych, w tym także zawieranych z cudzoziemcami.
- Deklaracje ZUS. Tworzenie i przesyłanie do Płatnika formularzy zgłoszeniowych oraz deklaracji rozliczeniowych ZUS dla pracowników i właścicieli wraz z załącznikami,
- Deklaracje PIT. Naliczanie i wydruk deklaracji podatkowych zgodnych z obowiązującymi wzorami formularzy, wysyłanie deklaracji podatkowych do systemu e-Deklaracje,
- Obsługa PPK. Możliwość ewidencji danych dotyczących uczestnictwa pracownika w programie, naliczania składek Pracowniczych Planów Kapitałowych oraz generowania płatności dla instytucji finansowej,
- Różne formy zatrudnienia. Możliwość obsługi kadrowo-płacowej dla pracowników wieloetatowych. Rozliczanie wynagrodzeń oraz dla pracowników tymczasowych pracowników oddelegowanych do pracy za granicą (moduł Płace i Kadry Plus),
- e-Teczki pracownicze. Pełna elektroniczna dokumentacja pracownicza, służy do przechowywania wszystkich dokumentów kadrowych związanych z pracownikiem, umożliwia łatwy i szybki dostęp do danych pracownika,
- Operacje seryjne. Wykonywanie operacji dla wielu pracowników jednocześnie, m.in.: zmiana wartości wybranych pól w formularzu kadrowym, naliczanie limitów nieobecności, dodawanie nieobecności, wstawianie dni w planie/czasie pracy, seryjna wypłata dodatku (moduł Płace i Kadry Plus),
- Inne obszary kadr i płac. Możliwość generowania własnych składników wypłat w oparciu o różne algorytmy naliczania, sporządzanie wydruków pomocniczych do raportów GUS, tworzenie własnych nieobecności wraz z limitami.
Moduł Faktury i Handel z magazynem:
- Faktury i paragony. Faktury sprzedaży, faktury zakupu, faktury pro formy, faktury zaliczkowe, paragony, faktury zakupu od rolnika ryczałtowego, faktury korygujące,
- Dokumenty magazynowe. Wydania i przyjęcia zewnętrzne, rozchody i przyjęcia wewnętrzne, rezerwacje odbiorcy, przesunięcia międzymagazynowe zamówienia u dostawcy,
- Obsługa magazynu. Kontrola stanów magazynowych, wielomagazynowość, możliwość przeprowadzenia inwentaryzacji, zestawienie według dostaw, spis z natury, bilans handlowy towaru, historia towaru,
- Rozliczanie magazynu. Określone metody rozliczania: FIFO, LIFO, AVCO,
- Współpraca z urządzeniami. Drukarki i kasy fiskalne (w tym online), czytniki i skanery kodów kreskowych, kolektory danych, drukarki etykiet, terminale płatnicze,
- Sprzedaż internetowa. Pełna i prosta integracja systemu Comarch ERP Optima z oprogramowaniem sklepu internetowego Comarch e-Sklep oraz Comarch e-Sale i wszystko.pl,
- Integracje z kurierami. Pełna integracja z kurierami DHL, DPD, Pocztą Polską, usługą InPost Allegro, InPost Paczkomaty, możliwość wydruku listów przewozowych oraz protokołu odbioru,
- Deklaracje. Możliwość generowania deklaracji AKC-WW, CUK-1, Intrastat, JPK FA, JPK MAG,
- Kompletacja – rozchód składników oraz przyjęcie towaru złożonego,
- Inne – monitorowanie przewozu towarów wrażliwych poprzez SENT, obrót opakowaniami kaucjonowanymi, obsługa pakietu VAT e-Commerce (procedura OSS).
Analizy Business Intelligence:
- Lepszy wgląd w działalność biznesu – firmy korzystające z modułu otrzymują szybką, rzetelną i aktualną wiedzę o wielu aspektach swojej działalności.
- Usprawnienie procesu podejmowania decyzji – podejmowanie decyzji staje się łatwiejsze dzięki czytelnym i przekrojowym danym na temat funkcjonowania firmy w postaci analiz i raportów. Pozwalają one właścicielom firmy na rozstrzyganie, czy i jakie działania mają zostać podjęte do osiągnięcia zamierzonych efektów biznesowych.
- Szybkie pozyskiwanie analiz – Comarch ERP Optima Analizy BI szybko odpowiada na postawione pytania, a zbudowanie nawet najbardziej skomplikowanych sprawozdań oraz zestawień sprowadza się do użycia prostej metody drag & drop czyli przeciągnij i upuść.
- Oszczędność czasu – dzięki subskrypcji, raporty będą zawsze dostarczane na czas. Moduł samoczynnie wyśle raport ze wszystkimi niezbędnymi informacjami. Pozwolą one na zdiagnozowanie bieżącej sytuacji w firmie i podjęcie niezbędnych działań.
- Weryfikacja realizacji planów firmy – wykorzystując moduł Comarch ERP Optima Analizy BI w prosty sposób na jednym sprawozdaniu, można odczytać stopień zrealizowanego planu i prześledzić trendy dla każdego z kluczowych wskaźników efektywności.
DMS- Document Management System:
- Automatyzacja procesów biznesowych i obiegu dokumentów.
- Mobilny dostęp. Dostęp do dokumentów praktycznie z dowolnego miejsca dzięki możliwości pracy na aplikacjach mobilnych, przeglądarkach www i aplikacji desktop,
- Dzięki systemowi powiadomień mobilnych i mailowych, będziesz zawsze na bieżąco ze zleconymi zadaniami,
- Kontrola czasu. Sprawniejsza realizacja procesów poprzez definiowanie czasu na ich realizację, automatyczną eskalację i raportowanie informacji,
- Plartforma low – code. Twórz i zmieniaj firmowe procesy za pomocą wbudowanego graficznego konfiguratora procesów,
- Współpraca z ERP. Możliwość rozszerzania standardowych obszarów systemu ERP o nowe procesy zachowując integrację danych,
- Automatyzacja procesu wprowadzania faktur wykorzystująca sprawdzone narzędzie Comarch OCR,
- Elektroniczne archiwum. Wyeliminuj zagubione dokumenty rezygnując z papierowego obiegu na rzecz elektronicznego archiwum z pełnym dostępem do skanów i załączników,
- Ścieżki akceptacji. Możliwość zastosowania własnego schematu obiegu dokumentówwraz z opcją podpowiadaniem kolejnych kroków oraz wprowadzania reguł biznesowych,
- Historia procesu. Zachowaj dostęp do pełnej informacji o procesie: czasy realizacji, osoby odpowiedzialne, komentarze i komplet danych.
Jaką wersję wybierasz : stacjonarna czy chmura?
Oczywiście dodatkowo system ten posiada dwie wersje instalacji do wyboru. Pierwsza to wersja stacjonarna, klasycznie instalowana na laptopie lub serwerze tzw. on-premise. Natomiast druga coraz bardziej popularna to wersja online Comarch ERP Opima w chmurze.
Wersja stacjonarna
Dużym plusem stacjonarnej instalacji oprogramowania jest możliwie najniższy koszt za licencję w skali wielu lat, ponieważ każde kolejne odnowienie gwarancji kosztuje jedynie 20% pełnego zakupu licencji na kolejny rok, tzw. upgrade.
Nie są naliczane tu także dodatkowe opłaty za ilość baz klientów dla biur rachunkowych. Dużym ułatwieniem jest możliwość utworzenia dodatkowych funkcji do Optimy czy dodanie ścisłej synchronizacji z innymi programami np. SaldeoSMART. Niedogodnością przy wersji klasycznej może być konieczność utrzymania własnej infrastruktury oraz przeprowadzania aktualizacji programu Optimy. Niemniej jednak najczęściej decydują się na nią biura nastawione na długoletnią współpracę przy optymalnych kosztach.
Wersja online w chmurze
Tymczasem, jeżeli chcesz pracować z dowolnego miejsca na świecie, mając do dyspozycji komputer podłączony do sieci, to wersja online Comarch ERP Optima w chmurze z pewnością, jest dobrym wyborem. Dzięki temu możesz wygodnie pracować zdalnie. Jest tu możliwość zakupu miesięcznego abonamentu, dzięki czemu klient ma większą swobodę działania przy dużo tańszym początkowym okresie użytkowania oprogramowania. Jest to model subskrypcyjny, to znaczy taki, w którym płaci się stałą kwotę co miesiąc za konkretne moduły i ilość obsługiwanych baz. Dlatego też jeżeli firma współpracuje z dużą ilością klientów, trzeba wziąć pod uwagę to, iż będą konieczne dopłaty do baz, jeżeli jest ich więcej niż 2. W takim przypadku z pewnością korzystniejsza będzie wersja klasyczna.
Z wersji chmurowej korzystają także firmy, które wolą rozłożyć sobie koszty w czasie. Dodatkowo mają możliwość rezygnacji z subskrypcji w dowolnym momencie, nic nie tracąc. Ponadto dużym plusem jest oferowana w cenie asysta telefoniczna Comarch.
Firma może stale podnosić efektywność swoich działań przy generowaniu coraz to większych zysków i monitorując na bieżąco swoje koszty. Podsumowując, użytkownik jest w stanie w jak najlepszy sposób dopasować model do własnych potrzeb i możliwości. Wersję tę w szczególności wybierają użytkownicy, którzy cenią sobie ponad wszystko wygodę.
Wersja Enterprise
Wreszcie istnieje również połączenie wersji stacjonarnej z wersją chmurową, jest to Comarch ERP Optima Enterprise. System ten pasuje do każdego środowiska IT, ponieważ posiada otwartą architekturę. Jest tu możliwość dostosowania systemu pod konkretną firmę i jej predyspozycje a oprogramowanie nie jest instalowane w środowisku klienta, ale na udostępnionej mu infrastrukturze Comarch. Poza tym dużą zaletą jest możliwość wdrożenia oprogramowania do pojedynczych podmiotów, ale co ważniejsze także do grup kapitałowych. Wszystko to dzięki możliwości zarządzania wielofirmową strukturą organizacyjną. Dlatego też platforma ta świetnie się sprawdza w biznesach, które współpracują z innymi firmami z innych krajów, w szczególności dla spółek polsko-niemieckich.
Jak i gdzie najlepiej kupić licencje Comarch ERP Optima?
W podsumowaniu podkreślmy fakt, że koszt licencji Comarch ERP Optima jest zwykle taki sam wszędzie, ponieważ Comarch utrzymuje stałą cenę programów niezależnie od źródła zakupu. Należy pamiętać, że jeżeli jest to nasz pierwszy zakup niezwykle ważne, aby partner techniczny Comarch w odpowiedni sposób doradził, jaka licencja oraz które moduły będą niezbędne w naszym biznesie. Warto dowiedzieć się jakie usługi oferuje. Najlepiej gdy jest to kompleksowa opieka, tzn. wdrożenie systemu, szkolenia w zakresie obsługi programu, aktualizacje oraz w razie potrzeby niezbędne konsultacje. Z pewnością dlatego też najlepiej gdy jest to kompetentna osoba, najlepiej z polecenia lub z pozytywnymi opiniami.
Jesteśmy do Twojej dyspozycji
Adres
Warszawa, Pod Brzozami 14/7A
NIP: 952-222-39-04
REGON: 520963405