Skip to content 
Sprawdź, jak wygląda proces wyboru i wdrażania Comarch ERP Optima
- Co to jest system ERP?
- Jak działa system Comarch ERP Optima?
- Analiza obecnej sytuacji w firmie.
- Jakie są wymagania sprzętowe potrzebne do wdrożenia Comarch ERP Optima?
- Próbna prezentacja systemu Comarch ERP Optima.
- Harmonogram i budżet.
- Wdrożenie Comarch ERP Optima.
- Migracja danych.
- Szkolenie pracowników i asysta powdrożeniowa.
- Czas wdrożenia Comarch ERP Optima.
- Comarch ERP Optima zawsze zgodny z aktualnymi przepisami.
- Podsumowanie.
Jeżeli nie jesteś zadowolony ze swego dotychczasowego oprogramowania, to początek nowego roku kalendarzowego jest najlepszym czasem, by wdrożyć nowy system informatyczny w Twojej firmie. Aby spokojnie zdążyć, już teraz należy zorientować się jak, krok po kroku wygląda cały proces wdrożenia, migracji danych oraz szkolenia z obsługi Comarch ERP Optima. Częstym pytaniem zadawanym jest także, ile czasu to trwa oraz jaki jest koszt. Postaramy się odpowiedzieć na wszystkie te pytania.
Co to jest system ERP?
Zacznijmy od tego, że nazwa ERP jest skrótem od Enterprise Resource Planning, który oznacza Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa. Procesy biznesowe są coraz to bardziej skomplikowane, dlatego też system ERP ma za zadanie efektywniej nimi zarządzać. Głównymi zadaniami systemu jest obniżanie kosztów przy zwiększonej produktywności, a wynikiem powinna być szybsza realizacja zamówień. Wszystko to daje możliwość przyspieszenia rozwoju firmy oraz wyprzedzenia konkurencji.
System ERP można określić jako centrum zarządzania danymi, które łączy wszystkie procesy przedsiębiorstwa. Począwszy od produkcji i obsługę klienta po zarządzanie dostawami oraz obsługę kadrowo- płacową. Dużym ułatwieniem jest możliwość korzystania z jednego systemu bez potrzeby instalowania innych aplikacji czy programów. System jest elastyczny i profilowany pod potrzeby konkretnego biznesu. Na proces wdrożenia Comarch ERP Optima decydują się małe, średnie, a także duże przedsiębiorstwa z różnych branż.
Jak działa system Comarch ERP Optima?
Oprogramowanie Comarch ERP Optima składa się z mniejszych modułów, a każdy z nich odpowiada za inny proces w przedsiębiorstwie. Główne moduły dostępne w programie to:
- Kasa/ Bank – pełna kontrola przepływu środków pieniężnych, zintegrowane także z kontami bankowymi,
- Księgowość – obsługa wszystkich form księgowości, od ryczałtu i książki przychodów i rozchodów aż po pełną księgowość, prowadzenie księgi handlowych zgodne z wymogami ustawy o rachunkowości,
- Kadry i Płace – moduł zintegrowany z programem Płatnik oraz systemem e-Deklaracje, aktualizowany na bieżąco z przepisami „Polskiego Ładu”,
- Faktury i handel z magazynem – wspomaga sprzedaż i magazynowanie, pełna kontrola procesów logistycznych umożliwiająca zarządzanie towarami w magazynie,
- Analityka Business Intelligence – wspomaga proces podejmowania decyzji biznesowych popartych danymi,
- DMS – elektroniczny obieg dokumentów i zarządzanie procesami biznesowymi.
Analiza obecnej sytuacji w firmie
Aby w jak najlepszy sposób przygotować się do wdrożenia Comarch ERP Optima, na początku powinniśmy dokładnie prześwietlić obecną sytuację w firmie i przeanalizować, w których działach występują największe problemy. Musimy wiedzieć, które dokładnie moduły oprogramowania mogą usprawnić i polepszyć działanie w naszym biznesie. W ten sposób indywidualnie dopasujemy wymagania informatyczne. Jeżeli już to wiemy, to w łatwy sposób określimy cele oraz korzyści, których się spodziewamy po wdrożeniu Comarch ERP Optima w naszym biznesie.
Wymagania sprzętowe potrzebne do wdrożenia Comarch ERP Optima
Jeżeli zdecydujemy się na zakup oprogramowania Comarch ERP Optima, to musimy być przygotowani sprzętowo na instalację. Odpowiednia infrastruktura informatyczna, serwer, procesor czy pamięć RAM musi być zapewniona. Konsultanci przy analizie przedwdrożeniowej o wszystko zadbają tak, aby instalacja i wdrożenie przebiegło pomyślnie.
Próbna prezentacja systemu
Aby poznać możliwości i główne funkcje systemu ERP Optima warto umówić się na próbną prezentację oprogramowania. Partnerzy Comarchu chętnie pokażą, co potrafi system i odpowiedzą na pytania, tak aby rozwiać wszelkie wątpliwości. Pozwoli to wyobrazić sobie, jak program będzie działał i co dokładnie pomoże nam usprawnić, przyspieszyć oraz które procesy pozwoli zoptymalizować. Dodatkowo niezdecydowanym pomoże podjąć decyzję. Przyszły użytkownik ma możliwość jeszcze przed zakupem zobaczyć, jak wygląda interfejs systemu oraz w jaki sposób można się po nim poruszać i go obsługiwać.
Harmonogram i budżet potrzebny do wdrożenia Comarch ERP Optima
Kolejnym etapem będzie opracowanie harmonogramu wdrożenia oraz określenie potrzebnego budżetu. Ważne jest, aby dostosować system pod konkretne wymagania klienta. Dlatego też warto skorzystać w tym zakresie z pomocy Partnera Comarchu. Doradzi on które moduły wypłyną na największe korzyści dla firmy, a które są zbędne, by nie generować dodatkowych kosztów.
Ceny licencji dostępne są na stronie firmy Comarch w zakładce cennik. Koszt zakupu licencji jest jednorazowy, natomiast po roku użytkowania należy odnowić gwarancję. Upgrade na kolejny rok wynosi jedynie 20% wartości zakupu licencji. Tak jest w przypadku wersji stacjonarnej.
Mamy też do wyboru opcję chmurową online. Wersja ta obłożona jest opłatą abonamentową. Jest to model subskrypcyjny, czyli taki, w którym płaci się stałą kwotę co miesiąc za konkretne moduły i ilość obsługiwanych baz. Dużym plusem tej wersji, jest możliwość pracy zdalnej z dowolnego miejsca na świecie, mając cały czas dostęp do danych. Wersję tę wybierają głównie użytkownicy, którzy cenią sobie wygodę.
Wdrożenie oprogramowania Comarch ERP Optima
Po analizie przedwdrożeniowej, zaakceptowaniu zakresu i kosztów prac kolejnym etapem jest samo wdrożenie systemu Comarch ERP Optima. W tej fazie następuje zamówienie licencji na moduły, które będą niezbędne oraz określenie liczby stanowisk. Należy zdecydować, jaka wersja jest odpowiednia w naszym biznesie- stacjonarna czy w chmurze. To bardzo ważny etap, ponieważ następuje instalacja systemu oraz uruchomienie go.
Ale to jeszcze nie wszystko, ponieważ oprogramowanie Comarch ERP Optima ma to do siebie, że pozwala dostroić się pod konkretne wymagania i potrzeby. Wdrożeniowcy i specjaliści konfigurują system tak, aby użytkownik mógł w pełni wykorzystać jego najważniejsze funkcje i możliwości.
Migracja danych
Implementacja, czyli wdrożenie nowego systemu w firmie to niezwykle skomplikowany proces. Potrzeba do tego wiedzy, czasu i środków, aby ta operacja była przeprowadzona w poprawny sposób. Wdrożenie nowego oprogramowania, jeżeli jest dostosowane do specyfiki działalności przedsiębiorstwa, jest szansą na zwiększenie wydajności i wyższe zyski. Często przedsiębiorcy zastanawiają się, czy możliwa jest zmiana oprogramowania przy zachowaniu dotychczasowych danych. Proces migracji danych jest jednym z etapów implementacji. Podczas funkcjonowania firmy na poprzednim systemie zebrane zostały bardzo ważne dane dotyczące m.in. klientów, pracowników, partnerów biznesowych czy księgowości. Przenoszenie ręczne i wprowadzanie tych informacji do nowego systemu byłoby niezwykle problemowe i czasochłonne. Dlatego też najlepiej i najszybciej będzie w takim wypadku przeprowadzić migracje danych. Ważne, aby tym procesem zajęła się osoba kompetentna i dokładna.
Pierwszym etapem migracji jest podział danych na te, które koniecznie należy przenieść oraz te, które nie wymagają dalszej edycji i mogą pozostać w starym systemie jedynie do wglądu. Następnie należy dokonać selekcji danych. Często zdarza się tak, że wprowadzane informacje są nieaktualne bądź błędne. Zbędnych danych nie należy przenosić, skróci to i ułatwi migrację.
Bardzo ważnym aspektem jest fakt, aby sporządzić kopię zapasową dla bezpieczeństwa danych przedsiębiorstwa. Wskazane jest także, aby przeprowadzić migrację testową, co pozwoli sprawdzić poprawność przesyłanych danych. Tak, by w razie potrzeby była możliwość wprowadzenia niezbędnych korekt. Jeżeli próbna migracja danych przeszła pomyślnie to spokojnie możemy przeprowadzić pełną migrację danych na nowy system. Proces ten wymaga profesjonalizmu i dokładności. Wskazane jest, aby zgłosić się do dobrego specjalisty w tym zakresie, który przeprowadzi proces migracji fachowo i bezproblemowo.
Szkolenie pracowników i asysta powdrożeniowa
Z pewnością szkolenia pracowników są koniecznym elementem, który służy do rozwijania potencjału zasobów ludzkich w firmie.
Po wdrożeniu, konfiguracji i migracji danych niezbędne jest, aby pracownicy pracujący na nowym systemie zostali z nim zapoznani. Dzięki intensywnemu szkoleniu z obsługi Comarch ERP Optima, korzystanie z nowego oprogramowania nie będzie problemem. Parogodzinny trening z programem pod okiem Specjalisty, z pewnością pozwoli ustrzec się od błędów i pomyłek w późniejszej pracy. Da też możliwość poznania wszelkich najważniejszych możliwości i funkcjonalności. Szkoleniowiec odpowie na wszystkie nurtujące pytania oraz pomoże rozpocząć pracę z programem. Partnerzy Comarchu oferują również pomoc w aktualizacjach, modyfikacjach modułów czy konsultacjach w razie problemów czy pytań.
Czas wdrożenia systemu Comarch ERP Optima
Bez wątpienia każde przedsiębiorstwo jest inne i posiada inne wymagania i predyspozycję. Dlatego trudno jest określić średni czas usługi wdrażania systemu Comarch ERP Optima. Zależne jest to od bardzo wielu czynników m.in. wielkości przedsiębiorstwa, posiadanych zasobów czy zakresu prowadzonych prac. Zazwyczaj wynosi on od kilku dni do paru miesięcy.
Comarch ERP Optima zawsze zgodny z aktualnymi przepisami
Wybierając oprogramowanie dla swojej firmy, warto zwrócić uwagę czy jest ono na bieżąco aktualizowane i dostosowywane do stale zmieniającego się polskiego prawa legislacyjnego. Przepisy stale się zmieniają szczególnie jeżeli chodzi o sprawy podatkowe czy kadry i płace. Wybierając system operacyjny Comarch ERP Optima polskiej firmy, która ma swą siedzibę w Krakowie, niewątpliwie jesteśmy pewni zgodności z obowiązującymi przepisami. Sztab specjalistów od prawników po informatyków odpowiada za bieżącą aktualizację i ciągłą innowację programu.
Decydując się na własny program lub system od zagranicznych dostawców, możemy się niemile zaskoczyć, gdy aktualizacje nie są wprowadzane na bieżąco. Może to generować niespodziewane problemy i dodatkowe koszty.
Podsumowanie
Reasumując, wybór odpowiedniego systemu ERP powinien być poprzedzony procesem weryfikacji na różnych płaszczyznach. Warto zapoznać się z jego możliwościami oraz funkcjonalnością. Przydatne będą także opinie użytkowników, którzy korzystają już z tego systemu od dłuższego czasu. Dlatego obiektywnie mogą polecić oraz wskazać korzyści, jakie przyniosły ich biznesom.
Jesteśmy do Twojej dyspozycji
Adres
Warszawa, Pod Brzozami 14/7A
NIP: 952-222-39-04
REGON: 520963405