Często Właściciele kancelarii podatkowych zastanawiają się, jakie oprogramowanie będzie dla nich najlepsze. Jest to niezwykle ważny aspekt, ponieważ od tego w dużej mierze zależy, jak będzie funkcjonować taka kancelaria. Jest to fundament działalności. Dlatego też należy poświęcić sporo zaangażowania w proces wyboru systemu. Oprócz tego że praca na systemie musi być maksymalnie zautomatyzowana i zoptymalizowana jest jeszcze kilka innych istotnych aspektów, o których należy pamiętać. W poniższym artykule postaramy się odpowiedzieć na pytanie jak wybrać najlepszy system ERP dla kancelarii podatkowej.
- Główne różnice między Biurem rachunkowym a Kancelarią podatkową.
- Definicja systemu ERP (Enterprise Resource Planning)
- Dlaczego system ERP jest ważny dla kancelarii podatkowej?
- Główne korzyści z wdrożenia systemu ERP w kancelarii podatkowej
- Wybór odpowiedniego systemu ERP
- Przykładem jednego z najlepszych systemów ERP dla kancelarii podatkowych jest Comarch ERP Optima
- Dodatkowe usługi i aplikacje Comarch
- Podsumowanie
Główne różnice między Biurem rachunkowym a Kancelarią podatkową
Biuro rachunkowe i kancelaria podatkowa to dwa rodzaje instytucji świadczących usługi finansowe i podatkowe, ale różnią się zakresem działalności oraz specjalizacją.
Biuro rachunkowe:
Głównym celem biura rachunkowego jest świadczenie usług związanych z księgowością. Obejmuje to prowadzenie ksiąg rachunkowych, sporządzanie deklaracji podatkowych, rozliczenia ZUS, prowadzenie ewidencji VAT, przygotowywanie sprawozdań finansowych oraz innych dokumentów związanych z codziennym funkcjonowaniem firm.
Następnie, Biura rachunkowe koncentrują się na bieżącej obsłudze księgowej firm, co oznacza, że prowadzą pełną lub uproszczoną księgowość dla przedsiębiorstw (np. KPiR, ryczałt).
Jeżeli chodzi o kwalifikacje to pracownicy biur rachunkowych muszą posiadać odpowiednie kwalifikacje z zakresu rachunkowości, ale nie muszą mieć uprawnień doradców podatkowych.
Dodatkowo Biura rachunkowe mogą udzielać ogólnych porad związanych z księgowością, ale nie są uprawnione do świadczenia specjalistycznych usług doradztwa podatkowego.
Kancelaria podatkowa:
Natomiast zakres usług kancelarii różni się od Biur Rachunkowego. Kancelaria podatkowa oferuje bardziej wyspecjalizowane usługi doradcze związane z podatkami. Jej zadaniem jest pomoc w optymalizacji podatkowej, reprezentowanie klientów przed organami podatkowymi (np. przed Urzędem Skarbowym) oraz udzielanie porad z zakresu prawa podatkowego.
Kolejną sprawą jest doradztwo podatkowe. Kancelarie podatkowe zajmują się szczegółową analizą sytuacji podatkowej klientów, doradzają w zakresie interpretacji przepisów prawa podatkowego oraz pomagają w sporządzaniu skomplikowanych deklaracji podatkowych.
W przypadku kancelarii podatkowej musi ona zatrudniać doradców podatkowych, którzy posiadają odpowiednie uprawnienia zawodowe uzyskane po zdaniu egzaminu państwowego. Doradcy podatkowi mają prawo reprezentowania klientów przed organami podatkowymi, są również zobowiązani do zachowania tajemnicy zawodowej.
Dodatkowo w kwestii obrony przed organami skarbowymi, Kancelarie podatkowe mogą reprezentować swoich klientów w postępowaniach kontrolnych, odwoławczych czy sądowych, Daje im to większe kompetencje niż biura rachunkowe.
Ogólnie mówiąc, Biuro rachunkowe zajmuje się głównie bieżącą obsługą księgową, podczas gdy kancelaria podatkowa skupia się na specjalistycznym doradztwie podatkowym oraz reprezentacji klientów przed organami podatkowymi.
Biuro rachunkowe to bardziej praktyczna obsługa księgowa, a kancelaria podatkowa oferuje ekspercką pomoc prawną w zakresie podatków.
Definicja systemu ERP (Enterprise Resource Planning)
W kolejnej części artykułu zapoznamy się z definicją systemu ERP. System ERP, czyli Enterprise Resource Planning, to zintegrowane oprogramowanie, które umożliwia kompleksowe zarządzanie procesami biznesowymi w organizacjach. Jego głównym celem jest optymalizacja i automatyzacja działań w różnych obszarach firmy, takich jak finanse, produkcja, zasoby ludzkie, sprzedaż, zaopatrzenie czy logistyka. ERP stanowi kluczowe narzędzie wspierające efektywność organizacyjną, zapewniając przepływ informacji między różnymi działami przedsiębiorstwa w czasie rzeczywistym oraz ułatwiając podejmowanie strategicznych decyzji.
Kluczowe cechy systemu ERP
- Integracja
System ERP jest zintegrowaną platformą, która łączy różne funkcje firmy w jednym miejscu. Wszystkie moduły, takie jak księgowość, produkcja, sprzedaż czy zarządzanie magazynem, są ze sobą połączone. Dzięki temu dane są dostępne w czasie rzeczywistym dla wszystkich użytkowników, co eliminuje potrzebę duplikacji pracy i minimalizuje ryzyko błędów wynikających z niespójnych informacji.
- Centralizacja danych
W systemie ERP dane są przechowywane w jednej centralnej bazie, co pozwala na dostęp do nich z różnych miejsc i działów przedsiębiorstwa. Centralizacja eliminuje problem z rozproszonymi bazami danych oraz zapewnia większe bezpieczeństwo i kontrolę nad informacjami. - Automatyzacja procesów
ERP automatyzuje wiele powtarzalnych procesów, takich jak wystawianie faktur, prowadzenie ewidencji pracowników, monitorowanie stanów magazynowych czy planowanie produkcji. Automatyzacja przyspiesza te procesy, zwiększając ich efektywność oraz redukując ryzyko wystąpienia błędów ludzkich. - Skalowalność
Systemy ERP są elastyczne i mogą być dostosowane do potrzeb firm o różnej wielkości – od małych przedsiębiorstw po międzynarodowe korporacje. Skalowalność oznacza, że przedsiębiorstwo może rozwijać się bez potrzeby zmiany całego systemu, ponieważ ERP można rozszerzać o nowe moduły i funkcje w miarę wzrostu firmy. - Analityka i raportowanie
Systemy ERP oferują zaawansowane narzędzia do analizy danych oraz tworzenia raportów. Użytkownicy mogą generować szczegółowe raporty na temat wydajności produkcji, wyników sprzedaży, kosztów operacyjnych czy efektywności zasobów ludzkich. Dzięki temu zarząd firmy ma lepszy wgląd w bieżące funkcjonowanie organizacji i może podejmować bardziej trafne decyzje biznesowe.
Jak działa system ERP?
System ERP działa w oparciu o zestaw zintegrowanych modułów, z których każdy odpowiada za inny obszar działalności firmy. Moduły te współdziałają ze sobą, umożliwiając kompleksową obsługę wszystkich procesów w firmie. Na przykład, kiedy dział sprzedaży zatwierdza zamówienie, system automatycznie aktualizuje stany magazynowe, przekazuje informację do działu produkcji i księgowości, a także generuje odpowiednie dokumenty, takie jak faktura.
Dzięki temu firmy mogą unikać problemów wynikających z braku komunikacji między działami. Procesy są płynnie koordynowane, a wszystkie działy mają dostęp do aktualnych danych, co skraca czas realizacji zamówień, poprawia dokładność planowania i zmniejsza koszty operacyjne.
Główne zastosowania systemów ERP w różnych branżach:
Systemy ERP są wykorzystywane w szerokim spektrum branż. Oto kilka przykładów:
- Produkcja
W firmach produkcyjnych systemy ERP pomagają w zarządzaniu procesami produkcyjnymi, monitorowaniu stanów magazynowych, planowaniu zapasów oraz śledzeniu postępów w realizacji zamówień. Dzięki temu producenci mogą lepiej koordynować dostawy surowców i optymalizować linie produkcyjne. - Handel
W branży handlowej ERP pomaga w zarządzaniu łańcuchem dostaw, sprzedażą i zapasami. Sklepy mogą szybko reagować na zmieniające się potrzeby rynku, automatyzować procesy sprzedaży oraz lepiej zarządzać relacjami z klientami. - Logistyka
Firmy logistyczne korzystają z systemów ERP, aby zoptymalizować zarządzanie transportem, magazynowaniem i śledzeniem przesyłek. Systemy te umożliwiają lepsze planowanie tras, kontrolę kosztów i monitorowanie wydajności dostaw. - Finanse
W sektorze finansowym systemy ERP są wykorzystywane do zarządzania operacjami księgowymi, prognozowania budżetów i generowania raportów finansowych. Umożliwiają także śledzenie kosztów, przychodów i inwestycji w czasie rzeczywistym.
Korzyści z wdrożenia systemu ERP
- Zwiększona efektywność
Automatyzacja procesów i centralizacja danych pozwalają na zwiększenie wydajności pracy, redukcję czasu potrzebnego na realizację zadań oraz minimalizację błędów ludzkich. Dzięki temu firma może szybciej reagować na zmieniające się warunki rynkowe. - Lepsza kontrola nad zasobami
ERP umożliwia precyzyjne monitorowanie zasobów przedsiębiorstwa – od surowców po produkty końcowe. Działy firmy mają pełen wgląd w aktualne stany magazynowe, co pozwala lepiej planować produkcję i minimalizować straty. - Zwiększona transparentność
Dzięki centralizacji danych, wszystkie procesy są bardziej przejrzyste. Kierownictwo firmy ma dostęp do szczegółowych informacji na temat operacji, co ułatwia kontrolę nad wydatkami i rentownością. - Poprawa komunikacji wewnętrznej
ERP ułatwia komunikację między działami, eliminując problemy związane z brakiem przepływu informacji. Użytkownicy systemu mają dostęp do tych samych, aktualnych danych, co poprawia koordynację działań w całym przedsiębiorstwie. - Wsparcie w podejmowaniu decyzji
Systemy ERP dostarczają szczegółowych danych analitycznych, które pomagają menedżerom w podejmowaniu świadomych decyzji. Dzięki temu firma może lepiej planować swoje działania, dostosowywać się do zmieniających się warunków rynkowych i optymalizować swoje procesy.
Wyzwania związane z wdrożeniem ERP
Chociaż systemy ERP oferują wiele korzyści, ich wdrożenie może być skomplikowane i kosztowne. Główne wyzwania obejmują:
- Koszty wdrożenia
Wdrożenie systemu ERP wiąże się z dużymi kosztami, zwłaszcza w początkowej fazie. Oprócz zakupu oprogramowania, firmy muszą ponieść wydatki związane z integracją systemu, szkoleniem pracowników oraz utrzymaniem infrastruktury IT. - Czasochłonność
Proces wdrożenia ERP może trwać od kilku miesięcy do kilku lat, w zależności od złożoności organizacji. W tym czasie firma może napotkać na opóźnienia w operacjach, a także problemy związane z dostosowaniem się pracowników do nowego systemu. - Adaptacja pracowników
Pracownicy muszą nauczyć się korzystać z nowego systemu, co może być wyzwaniem, szczególnie w firmach o dużej liczbie użytkowników. Szkolenia są niezbędne, aby pracownicy mogli w pełni wykorzystać potencjał ERP. - Dostosowanie do specyfiki firmy
Systemy ERP są zazwyczaj oprogramowaniem standardowym, które wymaga dostosowania do specyficznych potrzeb firmy. Dostosowanie oprogramowania może być czasochłonne i kosztowne, ale jest kluczowe dla maksymalnej efektywności systemu.
System ERP to potężne narzędzie, które umożliwia firmom lepsze zarządzanie swoimi zasobami, procesami i danymi. Dzięki integracji różnych działów w ramach jednego systemu przedsiębiorstwa mogą znacząco zwiększyć swoją efektywność, poprawić komunikację wewnętrzną oraz lepiej monitorować i kontrolować swoje operacje. Jednakże, aby w pełni skorzystać z potencjału ERP, organizacje muszą być gotowe na wyzwania związane z jego wdrożeniem, takie jak wysokie koszty, czasochłonność procesu oraz konieczność odpowiedniego szkolenia pracowników.
Dlaczego system ERP jest tak ważny dla kancelarii podatkowej?
W kolejnej części artykułu odpowiemy na pytanie dlaczego system ERP jest tak ważny dla kancelarii podatkowej.
W dzisiejszych czasach, gdy prawo podatkowe i regulacje finansowe stają się coraz bardziej skomplikowane, a wymogi dotyczące raportowania i zarządzania danymi są coraz bardziej restrykcyjne, kancelarie podatkowe muszą znaleźć sposoby na efektywne zarządzanie swoimi operacjami. Jednym z kluczowych narzędzi, które może pomóc kancelariom w osiąganiu ich celów, jest właśnie system ERP. Wdrożenie odpowiedniego systemu ERP może przynieść kancelarii podatkowej liczne korzyści. Oto najważniejsze z nich:
System ERP umożliwia gromadzenie, przechowywanie i organizację ogromnej ilości danych w sposób przejrzysty i zorganizowany. W kontekście kancelarii podatkowej, gdzie przetwarzane są liczne deklaracje, faktury, raporty finansowe i dokumenty prawne, posiadanie centralnego systemu zarządzania danymi jest niezwykle istotne. System ERP integruje wszystkie te informacje, ułatwiając ich przetwarzanie i dostęp, co minimalizuje ryzyko błędów, a także ułatwia audyty oraz kontrole zewnętrzne.
W kancelariach podatkowych wiele operacji to powtarzalne zadania, takie jak tworzenie deklaracji podatkowych, raportowanie finansowe, czy monitorowanie terminów płatności podatków. System ERP pozwala na automatyzację wielu z tych procesów, co zwiększa efektywność pracy oraz pozwala na zaoszczędzenie czasu pracowników. Dzięki temu mogą oni skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, takich jak doradztwo podatkowe, zamiast na codziennych, rutynowych operacjach.
Prawo podatkowe zmienia się dynamicznie, co stawia kancelarie podatkowe przed wyzwaniem bieżącego monitorowania nowych regulacji i dostosowywania się do nich. Nowoczesne systemy ERP mają możliwość automatycznych aktualizacji zgodnych z przepisami prawnymi, co pozwala kancelariom na natychmiastowe dostosowanie swoich działań do zmieniających się wymogów prawnych. Dzięki temu kancelaria nie musi martwić się, że przeoczy ważne zmiany, co minimalizuje ryzyko związane z niezgodnością prawną. Jest to niezwykle ważny aspekt w działaniu kancelarii podatkowej.
Kancelaria podatkowa musi zarządzać zarówno swoimi finansami, jak i finansami swoich klientów. System ERP zapewnia lepszą kontrolę nad finansami dzięki zintegrowanym funkcjom księgowym, takim jak monitorowanie przepływów pieniężnych, raportowanie finansowe czy zarządzanie zobowiązaniami podatkowymi. Dzięki ERP możliwe jest także śledzenie kosztów operacyjnych, co ułatwia kontrolowanie rentowności działalności kancelarii.
Wiele kancelarii podatkowych posiada zróżnicowane zespoły, które mogą pracować z różnych lokalizacji lub w ramach różnych działów. System ERP integruje działania wszystkich działów i zespołów w jednej platformie, co znacząco poprawia komunikację oraz współpracę. Ułatwia to dostęp do bieżących danych, zapewnia przejrzystość operacji i eliminuje niepotrzebne błędy wynikające z braku informacji.
Wrażliwość danych podatkowych i finansowych klientów wymaga od kancelarii najwyższych standardów bezpieczeństwa. Nowoczesne systemy ERP oferują zaawansowane mechanizmy ochrony danych, takie jak szyfrowanie, kontrola dostępu czy monitorowanie działań użytkowników. Dzięki temu, kancelarie podatkowe mogą spełniać rygorystyczne wymagania dotyczące ochrony danych, co jest szczególnie istotne w obliczu przepisów dotyczących RODO.
Systemy ERP są elastyczne i skalowalne, co oznacza, że mogą rosnąć wraz z kancelarią. Niezależnie od tego, czy kancelaria obsługuje małych klientów indywidualnych, czy też duże korporacje, system ERP może być dostosowany do jej specyficznych potrzeb. W miarę rozwoju kancelarii, system można rozbudowywać o dodatkowe moduły, takie jak zarządzanie zasobami ludzkimi czy zaawansowane raportowanie.
System ERP oferuje możliwość generowania raportów i analiz w czasie rzeczywistym. Kancelarie podatkowe mogą monitorować postęp prac, analizować efektywność swoich działań oraz tworzyć prognozy finansowe. Dostęp do dokładnych danych i analiz pozwala podejmować lepsze decyzje biznesowe, co przyczynia się do zwiększenia konkurencyjności kancelarii na rynku.
System ERP to kluczowe narzędzie, które może znacząco poprawić efektywność operacyjną kancelarii podatkowej. Dzięki centralizacji danych, automatyzacji procesów, zwiększeniu bezpieczeństwa i elastyczności działania, kancelarie są w stanie lepiej zarządzać swoimi zasobami, spełniać wymogi prawne i dostarczać lepsze usługi swoim klientom. W obliczu rosnącej złożoności przepisów podatkowych oraz rosnących oczekiwań klientów, wdrożenie systemu ERP może stanowić przewagę konkurencyjną i klucz do dalszego rozwoju kancelarii.
Główne korzyści z wdrożenia systemu ERP w kancelarii podatkowej
Wdrożenie systemu ERP Enterprise Resource Planning w kancelarii podatkowej przynosi szereg korzyści, które mogą znacząco poprawić efektywność pracy, jakość obsługi klientów oraz ogólną organizację procesów biznesowych. Systemy ERP są wykorzystywane w różnych branżach do integrowania i automatyzacji kluczowych procesów biznesowych, co pozwala na sprawne zarządzanie zasobami, usprawnienie operacji oraz poprawę kontroli nad prowadzoną działalnością. Poniżej omówiono najważniejsze korzyści płynące z wdrożenia ERP w kancelarii podatkowej.
Zwiększenie efektywności operacyjnej
Po pierwsze wdrożenie systemu ERP pozwala zautomatyzować wiele procesów, które są kluczowe w kancelarii podatkowej. Zamiast ręcznego przetwarzania danych, wszystkie informacje są wprowadzane do jednego zintegrowanego systemu, co eliminuje konieczność dublowania pracy. Na przykład, procesy związane z rozliczeniami podatkowymi, obsługą faktur, czy śledzeniem dokumentów klientów mogą być zautomatyzowane i zintegrowane w jednym narzędziu. Dzięki temu zespół może skoncentrować się na bardziej strategicznych zadaniach, a powtarzalne operacje są realizowane szybciej i bezbłędnie.
Lepsza kontrola nad dokumentacją i danymi klientów
Następnie w kancelarii podatkowej niezwykle istotne jest zarządzanie dużą ilością dokumentów oraz danych klientów, takich jak faktury, deklaracje podatkowe, umowy czy zeznania finansowe. System ERP umożliwia przechowywanie tych danych w jednym centralnym miejscu, co ułatwia dostęp do nich, a także eliminuje ryzyko zgubienia dokumentów. Dodatkowo, zaawansowane funkcje wyszukiwania umożliwiają szybkie odnalezienie potrzebnych informacji, co jest szczególnie ważne w przypadku audytów lub w sytuacjach, gdy klient potrzebuje natychmiastowej pomocy.
Poprawa zgodności z przepisami
Kancelarie podatkowe muszą na bieżąco monitorować zmiany w przepisach prawa podatkowego, księgowego oraz finansowego. System ERP może być aktualizowany zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi, co umożliwia automatyczne dostosowanie procesów do nowych wymogów. Dzięki temu pracownicy kancelarii nie muszą ręcznie wprowadzać zmian do systemów, co minimalizuje ryzyko błędów oraz kar finansowych wynikających z nieprawidłowego rozliczania podatków lub innych zobowiązań. System może również generować automatyczne raporty zgodne z wymogami prawnymi, co ułatwia audyty i raportowanie.
Optymalizacja zarządzania czasem i zasobami
Dzięki wdrożeniu ERP w kancelarii podatkowej możliwe jest bardziej efektywne zarządzanie czasem pracy zespołu oraz alokacją zasobów. System ten pozwala na monitorowanie postępu prac nad projektami klientów w czasie rzeczywistym, co umożliwia lepsze planowanie i przydzielanie zadań w zależności od obłożenia pracowników. Zintegrowane moduły do zarządzania projektami i harmonogramami pomagają w śledzeniu terminów, co jest niezwykle istotne w branży podatkowej, gdzie przestrzeganie określonych dat, np. terminów składania deklaracji podatkowych, jest kluczowe. Dzięki temu zmniejsza się ryzyko opóźnień i poprawia się jakość obsługi klientów.
Lepsza komunikacja i współpraca w zespole
Kolejną ważną zaletą systemu ERP, jest to, że pozwala na skuteczne zarządzanie komunikacją wewnątrz zespołu. W kancelarii podatkowej, gdzie często pracuje się nad różnymi projektami jednocześnie, ważne jest, aby członkowie zespołu mieli stały dostęp do tych samych informacji. System ERP umożliwia wymianę danych i dokumentów między pracownikami w czasie rzeczywistym, co ułatwia współpracę. Pracownicy mają możliwość śledzenia postępu prac swoich kolegów oraz aktualizacji statusów projektów, co z kolei poprawia koordynację i transparentność działań.
Zwiększenie bezpieczeństwa danych
W kancelarii podatkowej bezpieczeństwo danych jest jednym z priorytetów, ponieważ przechowywane są tam bardzo wrażliwe informacje finansowe i podatkowe klientów. Nowoczesne systemy ERP oferują zaawansowane mechanizmy zabezpieczeń, takie jak kontrola dostępu, szyfrowanie danych oraz regularne kopie zapasowe. Możliwość dokładnego definiowania, kto ma dostęp do poszczególnych modułów i dokumentów, minimalizuje ryzyko wycieku danych lub ich nieautoryzowanego przeglądania. W razie potrzeby można również łatwo odzyskać dane, co zwiększa pewność działania kancelarii.
Usprawnienie relacji z klientami
System ERP umożliwia kompleksowe zarządzanie relacjami z klientami (CRM). Dzięki centralizacji danych można z łatwością przeglądać historię współpracy z klientem, jego dokumenty, zgłoszenia czy rozliczenia. Ponadto, ERP wspiera automatyzację komunikacji, wysyłając przypomnienia o nadchodzących terminach płatności, zmianach w prawie podatkowym czy prośby o dostarczenie dokumentów. To zwiększa satysfakcję klientów, którzy są lepiej informowani i obsługiwani. Personalizacja usług staje się łatwiejsza, co buduje lojalność klientów i przyczynia się do długoterminowej współpracy.
Precyzyjne raportowanie i analiza danych
System ERP zapewnia narzędzia do tworzenia zaawansowanych raportów finansowych, podatkowych oraz operacyjnych. Kancelaria podatkowa może generować dokładne analizy dotyczące np. zysków, kosztów, czy czasu poświęconego na poszczególne projekty. Dzięki temu zarząd może podejmować lepsze decyzje biznesowe oparte na danych, a także monitorować rentowność poszczególnych usług. Automatyczne raporty pozwalają także na regularne śledzenie kluczowych wskaźników wydajności, co pomaga w bieżącej optymalizacji pracy i strategii działania kancelarii.
Elastyczność i skalowalność
Wdrożenie systemu ERP daje kancelarii podatkowej elastyczność w zakresie dalszego rozwoju i skalowania działalności. W miarę rozwoju firmy, system ERP można rozbudować o dodatkowe moduły, które pozwolą na zarządzanie nowymi obszarami działalności, takimi jak np. doradztwo finansowe, księgowość czy obsługa międzynarodowych klientów. Dzięki temu ERP rośnie razem z firmą, dostosowując się do jej zmieniających się potrzeb bez konieczności wprowadzania nowych, kosztownych systemów.
Obniżenie kosztów operacyjnych
Chociaż wdrożenie ERP wiąże się z początkowymi inwestycjami, długoterminowo przyczynia się ono do obniżenia kosztów operacyjnych kancelarii podatkowej. Automatyzacja procesów, eliminacja błędów i oszczędność czasu przekładają się na mniejsze koszty związane z obsługą administracyjną. Dodatkowo, lepsze zarządzanie projektami, czasem oraz zasobami ludzkimi pozwala na optymalne wykorzystanie dostępnych zasobów, co wpływa na większą efektywność kosztową kancelarii.
Wdrożenie systemu ERP w kancelarii podatkowej może przynieść szeroki wachlarz korzyści, począwszy od automatyzacji procesów, przez poprawę efektywności pracy zespołu, aż po lepsze zarządzanie dokumentacją i zwiększenie bezpieczeństwa danych. ERP nie tylko usprawnia codzienne operacje, ale także wspiera strategiczny rozwój kancelarii, pozwalając na elastyczne dostosowanie się do zmieniających się warunków rynkowych i potrzeb klientów. Dzięki temu kancelaria podatkowa może działać bardziej profesjonalnie, efektywnie i rentownie, co przekłada się na wyższą jakość obsługi i długoterminowy sukces na rynku.
Wybór odpowiedniego systemu ERP
W poniższym akapicie opiszemy kluczowe aspekty i najlepsze praktyki podczas wybóru systemu ERP dla kancelarii podatkowej.
Współczesne kancelarie podatkowe stają przed coraz większymi wyzwaniami związanymi z efektywnym zarządzaniem danymi, procesami i relacjami z klientami. Rozwój technologii oraz coraz bardziej skomplikowane regulacje podatkowe sprawiają, że praca w takich organizacjach wymaga nie tylko wiedzy merytorycznej, ale także sprawnych narzędzi informatycznych. System ERP (Enterprise Resource Planning) może znacząco usprawnić pracę kancelarii podatkowej, integrując różne aspekty jej działalności, takie jak zarządzanie klientami, finansami, zasobami ludzkimi czy zgodność z przepisami prawnymi. Wybór odpowiedniego systemu ERP jest jednak zadaniem skomplikowanym i wymaga szczególnej uwagi.
W niniejszym dziale przyjrzymy się najważniejszym aspektom, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze systemu ERP dla kancelarii podatkowej.
- Specyfika branży podatkowej
Branża podatkowa rządzi się swoimi prawami, a wybór systemu ERP powinien być dostosowany do specyficznych potrzeb kancelarii podatkowej. W przeciwieństwie do firm produkcyjnych czy handlowych, kancelarie podatkowe muszą skupić się na zgodności z przepisami prawnymi, a także na zarządzaniu dużą ilością danych dotyczących klientów i transakcji finansowych.
System ERP dla kancelarii podatkowej powinien oferować następujące funkcje:
- Automatyzacja procesów księgowych i podatkowych – pozwala to na automatyczne obliczanie podatków, przygotowywanie deklaracji podatkowych, a także na bieżąco aktualizuje przepisy podatkowe.
- Obsługa rozliczeń międzynarodowych – kancelarie obsługujące klientów zagranicznych potrzebują wsparcia w zakresie międzynarodowych regulacji podatkowych oraz przeliczania walut.
- Zgodność z lokalnymi przepisami – system ERP musi być na bieżąco aktualizowany pod kątem zmian w polskim prawodawstwie podatkowym, np. w zakresie VAT, CIT, PIT.
- Elastyczność i skalowalność systemu ERP
Kancelarie podatkowe mogą różnić się wielkością – od małych, jednoosobowych biur po duże organizacje obsługujące setki klientów. Wybierając system ERP, należy upewnić się, że jest on wystarczająco elastyczny, aby dostosować się do wielkości firmy i jej przyszłego rozwoju.
System ERP powinien oferować możliwość dodawania nowych modułów lub funkcji w miarę rosnących potrzeb firmy. Skalowalność pozwala na uniknięcie konieczności zmiany systemu w przypadku rozwoju kancelarii.
- Zintegrowane zarządzanie dokumentacją
Kancelarie podatkowe przetwarzają ogromne ilości dokumentów – od faktur i umów, po deklaracje podatkowe i raporty finansowe. Dlatego niezwykle ważnym aspektem wyboru systemu ERP jest możliwość zarządzania dokumentacją w sposób zintegrowany i bezpieczny.
System ERP powinien umożliwiać:
- Przechowywanie dokumentów w chmurze – dzięki temu pracownicy kancelarii mogą mieć dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca, co zwiększa efektywność pracy zdalnej.
- Bezpieczne zarządzanie danymi – wrażliwe informacje podatkowe muszą być odpowiednio chronione. Ważne jest, aby system ERP oferował zaawansowane mechanizmy szyfrowania danych i zapewniał zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych (np. RODO).
- Elektroniczne obiegi dokumentów – system powinien pozwalać na automatyzację procesów, takich jak zatwierdzanie faktur czy przekazywanie dokumentów między pracownikami kancelarii.
- Zintegrowane zarządzanie relacjami z klientami (CRM)
Zarządzanie relacjami z klientami to kluczowy element pracy kancelarii podatkowej. System ERP powinien oferować zintegrowane narzędzia CRM, które umożliwiają efektywną komunikację z klientami, śledzenie ich historii podatkowej oraz zapewnienie bieżącej obsługi.
Ważne funkcje systemu ERP w zakresie CRM to:
- Baza danych klientów – pozwala na przechowywanie wszystkich danych dotyczących klientów w jednym miejscu, co ułatwia pracę i przyspiesza obsługę.
- Śledzenie korespondencji z klientami – system powinien umożliwiać zapis wszelkiej komunikacji z klientami, w tym e-maili, notatek telefonicznych, a także automatyzację wysyłki przypomnień o terminach.
- Zarządzanie zadaniami i przypomnieniami – kancelarie podatkowe często muszą monitorować terminy składania deklaracji czy audytów. System ERP powinien oferować funkcję automatycznych przypomnień oraz zarządzania zadaniami.
- Integracja z innymi narzędziami księgowymi i finansowymi
Wielu klientów kancelarii podatkowych korzysta z różnych programów księgowych i finansowych. Dlatego ważne jest, aby wybrany system ERP miał możliwość integracji z innymi popularnymi rozwiązaniami księgowymi.
System ERP powinien umożliwiać:
- Import i eksport danych – wymiana danych między różnymi systemami księgowymi powinna być łatwa i intuicyjna.
- Integracja z systemami bankowymi – możliwość automatycznego pobierania danych z wyciągów bankowych i przypisywania ich do odpowiednich dokumentów księgowych.
- Integracja z ePUAP oraz systemami do składania deklaracji – system ERP powinien automatycznie generować oraz wysyłać deklaracje podatkowe do odpowiednich urzędów.
6. Obsługa pracy zdalnej i mobilność
ERP dla kancelarii podatkowej to oprogramowanie, które pomaga zintegrować i zautomatyzować kluczowe procesy w biurze rachunkowym, prawniczym czy doradztwie podatkowym. W kontekście pracy zdalnej i mobilności, takie systemy są szczególnie przydatne, ponieważ umożliwiają bezpieczny dostęp do danych oraz optymalizację pracy z każdego miejsca. Kluczowe funkcjonalności systemu ERP dla kancelarii podatkowej z naciskiem na obsługę pracy zdalnej i mobilność przedstawiamy poniżej.
Zdalny dostęp do dokumentów
- Systemy ERP umożliwiają bezpieczny dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia (komputer, tablet, smartfon), co jest kluczowe przy pracy zdalnej. Ważnym elementem jest zintegrowany system zarządzania dokumentami (DMS), który pozwala na przechowywanie, organizowanie i udostępnianie dokumentów oraz plików w formacie cyfrowym.
Bezpieczeństwo danych
- Praca zdalna wymaga odpowiednich zabezpieczeń. ERP dla kancelarii podatkowej powinien oferować szyfrowanie danych, dwuetapową weryfikację oraz zdalne zarządzanie uprawnieniami użytkowników. Powinna być możliwość pracy w chmurze, ale z zachowaniem wysokich standardów ochrony danych, szczególnie ze względu na poufność informacji podatkowych i finansowych.
Mobilność i aplikacje mobilne
- ERP powinien posiadać wersje mobilne lub aplikacje dedykowane dla smartfonów i tabletów, które umożliwiają przeglądanie i edytowanie danych, przesyłanie dokumentów czy komunikowanie się z klientami, niezależnie od lokalizacji.
Obsługa workflow i automatyzacja zadań
- Możliwość zarządzania zadaniami, tworzenia workflow (przepływów pracy) i automatyzowania powtarzających się procesów, np. przypomnień o terminach płatności, raportów, audytów podatkowych. Zdalna praca wymaga sprawnej organizacji procesów i współpracy zespołowej, co takie funkcjonalności ERP doskonale wspierają.
Kalendarz, zarządzanie czasem i zadaniami
- Integracja z kalendarzem, przypomnienia o terminach i zadaniach, monitoring postępów prac nad dokumentacją i sprawami klientów – wszystko dostępne online. Dzięki temu łatwiej jest zarządzać zdalnymi zespołami, monitorować ich postępy i realizację terminów.
Komunikacja i współpraca zespołowa
- System ERP może integrować narzędzia do współpracy, takie jak wewnętrzny chat, wideokonferencje, czy współdzielenie plików. Dzięki temu pracownicy kancelarii mogą sprawnie komunikować się między sobą, jak i z klientami, bez potrzeby korzystania z zewnętrznych rozwiązań.
Zarządzanie kontaktami z klientami (CRM)
- Moduł CRM w ERP pozwala na zdalne zarządzanie kontaktami, historią relacji z klientami oraz zadaniami związanymi z obsługą klienta. Dzięki temu doradcy podatkowi mogą łatwo zarządzać swoimi obowiązkami, nawet pracując w terenie lub zdalnie.
Raportowanie i analizy online
- System ERP pozwala na generowanie raportów z dowolnego miejsca, co umożliwia bieżący monitoring finansowy i operacyjny. Dzięki temu możliwe jest szybkie reagowanie na zmiany oraz lepsze planowanie.
Integracja z e-usługami administracji publicznej
- Ważnym aspektem pracy zdalnej w kancelarii podatkowej jest możliwość zdalnej obsługi e-deklaracji, e-podatków czy innych usług oferowanych przez administrację publiczną. ERP powinien umożliwiać automatyczne wysyłanie dokumentów do odpowiednich urzędów.
Moduł księgowości i podatków
- Zintegrowane moduły księgowe oraz podatkowe pomagają w zarządzaniu rozliczeniami, prowadzeniu ksiąg rachunkowych, a także obliczaniu zobowiązań podatkowych. Te procesy mogą być zautomatyzowane, co redukuje ryzyko błędów i oszczędza czas – szczególnie przy pracy zdalnej.
Archiwizacja danych i zgodność z RODO
- System ERP musi zapewniać pełną zgodność z przepisami RODO, szczególnie jeśli chodzi o przechowywanie i przetwarzanie danych osobowych klientów. Ważne jest także, aby zapewniał funkcję archiwizacji, która jest dostępna zdalnie.
Integracja z innymi narzędziami
- Możliwość integracji ERP z zewnętrznymi aplikacjami (np. systemami bankowymi, narzędziami do analizy podatkowej) zwiększa efektywność pracy, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych i umożliwiając synchronizację informacji w czasie rzeczywistym.
Dla kancelarii podatkowej, gdzie mobilność i zdalny dostęp do danych są kluczowe, system ERP powinien być przede wszystkim elastyczny, bezpieczny i zintegrowany z różnymi narzędziami zewnętrznymi.
7.Koszty wdrożenia i utrzymania
Koszty początkowe systemu ERP dla kancelarii podatkowej zależą od kilku czynników, takich jak rodzaj systemu ERP, jego skala, wymagania funkcjonalne, liczba użytkowników, dostosowania oraz sposób wdrożenia (on-premise vs. chmura). Oto kilka kluczowych elementów, które mogą wpłynąć na koszty początkowe:
Licencje na oprogramowanie
- On-premise: Zakup licencji to zazwyczaj duży wydatek jednorazowy, a cena zależy od liczby użytkowników i modułów. Średnio, koszty mogą wynosić od kilkunastu tysięcy do nawet kilkuset tysięcy złotych.
- Chmurowe ERP (SaaS): W modelu subskrypcyjnym płaci się miesięczną lub roczną opłatę za użytkownika. Koszt miesięczny per użytkownik zazwyczaj wynosi od 100 do 500 zł, co początkowo może być bardziej dostępne, ale wymaga opłat na dłuższą metę.
Koszty wdrożenia
Wdrożenie ERP obejmuje analizę potrzeb, konfigurację, migrację danych, testy oraz szkolenie personelu. Koszty wdrożenia zależą od złożoności procesu:
- Dostosowanie systemu do specyfiki kancelarii podatkowej: Często wymaga specjalistycznych funkcji, takich jak integracja z systemami księgowymi, obsługa faktur, dokumentacji podatkowej czy zarządzanie projektami dla klientów.
- Prace wdrożeniowe: Koszt wdrożenia może się wahać w zależności od wielkości kancelarii i liczby użytkowników.
Koszty integracji
- Jeśli system ERP ma zostać zintegrowany z innymi narzędziami używanymi w kancelarii (np. systemami księgowymi, CRM, czy narzędziami do obsługi dokumentów), koszt integracji może być znaczny. Zależy od liczby systemów, które trzeba połączyć.
Koszty sprzętowe
- On-premise: Jeśli wybierasz lokalną instalację ERP, będziesz musiał zainwestować w infrastrukturę serwerową oraz jej utrzymanie. Koszty zakupu serwerów i ich zabezpieczenia mogą wynosić od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy złotych.
- Chmura: W modelu chmurowym odpadają koszty zakupu serwerów, ale konieczne może być zadbanie o szybkie i stabilne łącze internetowe.
Szkolenia
- Dla kancelarii podatkowej istotne będzie przeszkolenie personelu z obsługi nowego systemu. Koszty szkoleń zależą od liczby pracowników i stopnia skomplikowania systemu, i mogą wynosić od kilku do kilkunastu tysięcy złotych.
Koszty konsultingowe i doradztwa
- Zatrudnienie ekspertów do przeprowadzenia analizy potrzeb oraz nadzorowania wdrożenia może znacząco podnieść koszty.
Koszty utrzymania i wsparcia
- On-premise: Oprócz początkowych kosztów licencji, firma musi opłacać roczne wsparcie techniczne, które może wynosić od 15 do 25% wartości licencji.
- Chmura (SaaS): Koszty wsparcia i utrzymania są zazwyczaj wliczone w miesięczną opłatę subskrypcyjną.
Koszty początkowe wdrożenia ERP dla kancelarii podatkowej zależą od rozmiaru kancelarii, potrzeb funkcjonalnych oraz modelu wdrożenia. Początkowe inwestycje mogą zaczynać się od kilkudziesięciu tysięcy złotych dla małych firm, a dla większych kancelarii mogą sięgać nawet setek tysięcy złotych.
- Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami
Dla kancelarii podatkowej, która obsługuje wrażliwe dane finansowe swoich klientów, bezpieczeństwo danych jest kluczowym czynnikiem. System ERP musi zapewniać wysoki poziom bezpieczeństwa poprzez:
- Zaawansowane mechanizmy szyfrowania – dane przesyłane i przechowywane w systemie muszą być odpowiednio zabezpieczone.
- Zgodność z RODO – system musi spełniać wymagania dotyczące ochrony danych osobowych, w tym możliwość zarządzania zgodami klientów na przetwarzanie ich danych.
- Regularne audyty bezpieczeństwa – dobry dostawca ERP powinien oferować mechanizmy audytowe, które pozwalają na regularne sprawdzanie bezpieczeństwa systemu.
Wybór odpowiedniego systemu ERP dla kancelarii podatkowej to złożony proces, który wymaga analizy wielu czynników. Najważniejsze aspekty, takie jak dostosowanie do specyfiki branży, elastyczność, zintegrowane zarządzanie dokumentacją, CRM, integracja z innymi narzędziami, wsparcie dla pracy zdalnej, koszty oraz bezpieczeństwo, muszą być starannie rozważone przed podjęciem ostatecznej decyzji.
System ERP, który spełnia powyższe kryteria, może znacząco przyczynić się do poprawy efektywności pracy kancelarii podatkowej, a także do zwiększenia jakości obsługi klienta i zgodności z przepisami.
Przykładem jednego z najlepszych systemów ERP dla kancelarii podatkowych jest Comarch ERP Optima
Comarch ERP Optima to kompleksowy system ERP, który wspiera zarządzanie różnymi procesami w firmach, w tym w kancelariach podatkowych. Dla kancelarii podatkowej najważniejsze funkcjonalności tego systemu obejmują obszary związane z księgowością, kadrami, płacami oraz raportowaniem. Poniżej kluczowe moduły i funkcje Comarch ERP Optima, które są szczególnie przydatne w pracy kancelarii podatkowej:
Księga Podatkowa
- wprowadzenie zapisów Księgi Przychodów i Rozchodów.
- prowadzenie Ewidencji Ryczałtowej,
- wprowadzenie dokumentów do rejestrów VAT i ewidencji dodatkowej oraz ich księgowanie,
- prowadzenie ewidencji wynagrodzeń,
- rozliczenie ewidencji przebiegu pojazdu,
- dodanie spisu z natury,
- naliczanie zaliczek na podatek dochodowy PIT-36/PIT-36L lub PIT-28 oraz obliczanie i wysyłanie drogą elektroniczną deklaracji rocznych,
- wprowadzenie wielu działalności właściciela do wyliczenia podatku dochodowego.
- sporządzenie deklaracji VAT-7, VAT-7K, VAT-UE, VAT-8, VAT-9M, VAT-27 oraz wysyłanie do systemu e-Deklaracji,
- rozliczanie VAT na zasadach ogólnych i metodą kasową
- sporządzanie VAT-ZD do deklaracji VAT-7/pliku JPK_V7,
- tworzenie i wysyłanie plików JPK_V7 oraz JPK według struktury: VAT, KR, PKPiR, EWP, WB, FA, MAG do Urzędu Skarbowego,
- prowadzenie firmy wielozakładowej,
- prowadzenie rozliczeń przy użyciu mechanizmu podzielonej płatności – MPP
- weryfikację numerów rachunków bankowych w wykazie podatników VAT
- zastosowanie ulgi na złe długi w podatku dochodowym
Księga Handlowa
- tworzenie okresów obrachunkowych,
- stworzenie wielopoziomowego planu kont oraz wykorzystanie funkcji grup kont,
- księgowanie do jednego lub wielu dzienników cząstkowych,
- generowanie zestawienia obrotów i sald za dowolny okres,
- wykorzystanie schematów księgowych do automatycznego księgowania dokumentów oraz deklaracji
- predekretację dokumentów
- tworzenie księgowań okresowych
- prowadzenie pełnej ewidencji VAT oraz wydruk deklaracji VAT-7 i VAT-7K, VAT-UE, VAT-9M, VAT-27 i wysyłanie deklaracji do systemu e-Deklaracji,
- sporządzanie VAT-ZD do deklaracji VAT-7/pliku JPK_V7,
- rozliczanie VAT na zasadach ogólnych i metodą kasową
- obliczanie zaliczek na PIT-36, PIT-36L, CIT-8 a także obliczanie i wysyłanie drogą elektroniczną deklaracji rocznych
- inicjalizację bilansu otwarcia na podstawie sald kont roku poprzedniego,
- oddzielne ewidencjonowanie dokumentów, które nie są fakturami VAT, np. dowody wewnętrzne, polisy ubezpieczeniowe, zlecenia itp.,
- księgowanie dokumentów bezpośrednio z innych modułów, np. list płac z modułu Płace i Kadry lub dokumentów OT, LT z modułu Środki Trwałe,
- parowania ze sobą dekretów na kontach rozrachunkowych,
- generowanie automatycznych różnic kursowych i kompensat w momencie rozrachowywania dekretów.
- tworzenie zestawień księgowych, w tym: bilans firmy, rachunek zysków i strat, przepływy środków pieniężnych itd.
- import lub eksport plików poprzez pracę rozproszoną
- automatyczną internetową wymianę dokumentów
- tworzenie i wysyłanie plików JPK_V7 oraz JPK według struktury: VAT, KR, PKPiR, EWP, WB, FA, MAG do Urzędu Skarbowego,
- scalenie plików JPK_VAT,
- automatyczne rozliczanie przelewów bankowych przy imporcie,
- prowadzenie rozliczeń przy użyciu mechanizmu podzielnej płatności – (MPP)
- weryfikację numerów rachunków bankowych w wykazie podatników VAT
- zastosowanie ulgi na złe długi w podatku dochodowym
Księga Handlowa Plus dodatkowo zezwoli na:
- zakładanie oraz księgowanie na konta walutowe,
- księgowanie schematami księgowymi na konta walutowe,
- przeglądanie dekretów oraz obrotów i sald w walucie obcej oraz w walucie systemowej,
- generowanie przeszacowania walut.
Kadry i płace w Comarch ERP Optima umożliwiają:
- rozliczanie wypłat z uwzględnieniem nieobecności, czasu pracy, dodatków i akordów;
- automatyczne wyliczanie podstawy składek emerytalno-rentowych dla pracowników przebywających na urlopach wychowawczych;
- tworzenie korekt, zarówno dla pracowników, jak i dla właścicieli, do zaksięgowanych list płac, z możliwością zachowania w programie wypłat naliczonych w pierwotnej postaci;
- przesyłanie list płac z bazy kadrowo-płacowej do innej bazy, w celu ich zaksięgowania;
- naliczenie składki na Fundusz Emerytur Pomostowych – proporcjonalnie do liczby dni kalendarzowych, w których pracownik wykonywał pracę w warunkach szczególnych lub o szczególnym charakterze;
- rozliczanie wypłat z uwzględnieniem nieobecności, czasu pracy, dodatków i akordów;
- automatyczne wyliczanie podstawy składek emerytalno-rentowych dla pracowników przebywających na urlopach wychowawczych;
- tworzenie korekt, zarówno dla pracowników jak i dla właścicieli, do zaksięgowanych list płac, z możliwością zachowania w programie wypłat naliczonych w pierwotnej postaci;
- przesyłanie list płac z bazy kadrowo-płacowej do innej bazy, w celu ich zaksięgowania;
- naliczenie składki na Fundusz Emerytur Pomostowych – proporcjonalnie do liczby dni kalendarzowych, w których pracownik wykonywał pracę w warunkach szczególnych lub o szczególnym charakterze.
- prowadzenie akt pracowniczych – funkcjonalność elektronicznej teczki pracownika, e-teczki;
- import i eksport poprzez arkusz kalkulacyjny, m.in.: aktualnych danych kadrowych, informacji o zawartych umowach cywilnoprawnych, danych dotyczących planu pracy, czasu przepracowanego oraz nieobecności;
- zaewidencjonowanie pracowników z możliwością odnotowania przebiegu zatrudnienia, w firmie i poza nią;
- tworzenie struktury podległościowej, która ułatwia zarządzanie kadrami w Comarch ERP Optima oraz w aplikacji Comarch ERP HRM;
- import danych kadrowych pracowników z Programu Płatnik (na podstawie ZUS ZUA);
- kontrolę unikalności numeru PESEL pracowników;
- import elektronicznych zwolnień lekarskich;
- import i eksport poprzez arkusz kalkulacyjny, m.in.: aktualnych danych kadrowych oraz informacji o zawartych umowach cywilnoprawnych, nieobecnościach;
- archiwizację wybranych formularzy kadrowych.
Umowy cywilno-prawne
- rozliczanie umów cywilnoprawnych, w tym zawieranych z cudzoziemcami, z uwzględnieniem kontroli minimalnego wynagrodzenia obowiązującego dla zleceniobiorców;
- rozliczanie umów cywilnoprawnych godzinowych, z wykorzystaniem wydruku ewidencji czasu pracy dla zleceniobiorców;
- powiązanie dodatków i umów cywilnoprawnych z listami płac, co umożliwia ich automatyczne naliczanie na wybranych listach płac.
Czas pracy i nieobecności
- kontrolę limitu urlopu wypoczynkowego dla osób podejmujących pierwszą pracę tak, aby należny za dany miesiąc urlop można było wykorzystać dopiero po upływie miesiąca pracy;
- kontrolę limitu 182/270 dni dla zwolnienia chorobowego w obrębie danego okresu zasiłkowego;
- generowanie wydruku Zaświadczenia płatnika składek Z–3 z automatycznym ustalaniem okresu dla składników miesięcznych i okresowych;
- rozliczanie nieobecności z możliwością wydrukowania podstaw obliczeniowych dla: urlopu, choroby, ekwiwalentu za urlop;
- kontrolę wykorzystania limitów nieobecności przez pracownika, np. urlopu wypoczynkowego (w tym limitu dla pracownika podejmującego pracę po raz pierwszy, pracownika młodocianego oraz pracownika uprawnionego do obniżonej normy dobowej);
- kontrolę limitu 14/30/60 dni w roku dla zasiłku opiekuńczego;
- wybór metody odnotowywania czasu pracy pracowników (w tym metoda uproszczona – wpisywanie sumarycznie czasu pracy za cały miesiąc);
- sprawne definiowanie indywidualnych planów pracy oraz rejestrowanie czasu pracy, ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy w godzinach nocnych oraz nadliczbowych;
- zablokowanie edycji czasu pracy oraz planu pracy przez Użytkownika w sytuacji, gdy pracownik posiada w danym okresie rozliczoną wypłatę etatową.
- naliczanie i wydruk deklaracji podatkowych zgodnych z obowiązującymi wzorami formularzy;
- wysyłanie deklaracji podatkowych do systemu e-Deklaracje;
- sporządzanie deklaracji dla PFRON (Wn-D wraz z załącznikami) oraz wydruków pomocniczych do DEK-II i DEK-I-0;
- odnotowanie indywidualnego rachunku składkowego przedzielonego płatnikowi przez ZUS;
- tworzenie i przesyłanie do Płatnika formularzy zgłoszeniowych oraz deklaracji rozliczeniowych ZUS dla pracowników i właścicieli wraz z wymaganymi załącznikami;
- wygenerowanie deklaracji RUD zarówno w formie pliku xml i wczytania go do PUE jak i w postaci wydruku (pojedynczego dla wskazanego pracownika lub seryjnego dla zaznaczonych pracowników.
- opcja powiązania listy płac z wybranym wydziałem;
- ewidencja i kontrola wysokości potrąceń (w tym komorniczych i alimentacyjnych);
- rozliczanie wynagrodzeń dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicą;
- rozliczanie wynagrodzeń dla pracowników tymczasowych;
- automatyczne, okresowe naliczanie składników wynagrodzenia;
- możliwość definiowania dodatków według indywidualnych wzorów klientów i łączenia ich w grupy;
- generowanie opisu analitycznego dla poszczególnych składników wypłaty.
- możliwość odnotowania w kalendarzu obecności pracownika dowolnej liczby wejść/wyjść w różnych strefach czasu pracy w ciągu dnia;
- rozliczanie nadgodzin w okresie rozliczeniowym dłuższym niż 1 miesiąc, w tym rozdzielenie nadgodzin dobowych i średniotygodniowych oraz ewidencjonowanie odbioru czasu wolnego za nadgodziny;
- możliwość importu informacji o czasie przepracowanym rejestrowanych za pomocą czytników RCP.
- wykonywanie operacji dla wielu pracowników jednocześnie, m.in.: naliczanie limitów nieobecności, zmiana wartości wybranych pól w formularzu kadrowym, dodawanie nieobecności, wstawianie dni w planie/czasie pracy, seryjna wypłata dodatku;
- obsługa kas zapomogowo-pożyczkowych: przynależność do PKZP, rejestracja składek (wkładów), przydzielanie zapomóg, udzielanie pożyczek z tworzeniem harmonogramów spłat, raportowanie, udzielanie pracownikowi pożyczek uzupełniających;
- możliwość obsługi kadrowo-płacowej dla pracowników wieloetatowych;
- atrybuty – czyli cechy, za pomocą których można opisywać pracowników, wprowadzając dowolną liczbę dodatkowych informacji;
- struktura organizacyjna, która pozwala przypisać pracowników do poszczególnych wydziałów.
Najważniejsze cechy modułu CRM
Moduł CRM to narzędzie, które ułatwia zarządzanie relacjami z Klientami, planowanie spotkań czy rozmów telefonicznych. Pozwala na przydział zadań pracownikom oraz powiązanie konkretnych wydarzeń z osobą odpowiedzialną za jej wykonanie wraz z terminem realizacji.
Dzięki różnym możliwościom modułu CRM w łatwy sposób przeprowadzimy działania sprzedażowe czy marketingowe. Za pomocą Comarch ERP Optima CRM można także ofertować i planować działania mające na celu rozwój firmy.
Moduł CRM PLUS dodatkowo zawiera funkcję windykacji należności.
Rejestracja klientów i zadań
Moduł CRM umożliwia przypisywanie zadań, które powinny być wykonane, w ramach konkretnych kontaktów przez daną osobę. Zadania te mogą być podzielone na główne oraz powiązane z nim zadania szczegółowe.
Dzięki zintegrowaniu z pozostałymi modułami możliwe jest kojarzenie z kontaktem lub zadaniem innych dokumentów czy plików zarejestrowanych w systemie. Dodatkowo każdy kontakt lub zadanie może mieć opiekuna odpowiedzialnego. Funkcjonalność ta umożliwia szybkie rozdysponowanie pracy pomiędzy pracowników. Pracownik w szybki sposób może wskazać etap, na jakim znajdują się dane zadania.
Harmonogram — planowanie zadań
Graficzny terminarz w programie CRM umożliwia wizualizację zadań z możliwością dodawania nowych lub edycji widniejących już zadań. Użytkownik widzi te zadania, które zostały do niego przypisane. Kalendarz może być wykorzystywany również przez przełożonego. Będzie miał możliwość kontroli czasu pracy swoich podwładnych i sprawdzenia postępu realizacji.
Tworzenie ofert handlowych
W module CRM możliwe jest tworzenie ofert handlowych.
Funkcja ta pozwala wysłać jedną ofertę do różnych Klientów. Wysłany dokument zapisywany jest w bazie na liście ofert. Użytkownik może skorzystać z gotowych szablonów lub zdefiniować swój własny wzór dokumentu ofertowego. Oferta po akceptacji klienta może zostać przekształcona do dokumentu sprzedaży takiego jak proforma czy faktura VAT. Za pomocą ofertowania w Comarch ERP Optima CRM można obsłużyć dwa podstawowe scenariusze handlowe:
- Generowanie oferty dla pojedynczego Klienta. W programie zostanie utworzony jeden dokument Oferty Handlowej dla jednego Klienta.
- Seryjne generowanie oferty dla wybranych kontrahentów – funkcja ta jest wykorzystywana, gdy firma przedstawia promocję swoich towarów dla wielu Kontrahentów równocześnie. W programie zapisany zostanie jeden dokument Oferty Handlowej dla wielu kontrahentów.
Faktury cykliczne
Ta funkcja moduły CRM pozwala na stworzenie schematu faktur cyklicznych. Na ich postawie w module Comarch ERP Optima Handel generowane będą faktury dla wielu kontrahentów jednocześnie. CRM umożliwia ustalenie ceny oraz ilości dla każdego podmiotu indywidualnie.
Obsługa poczty e-mail
Skrzynka pocztowa umożliwia wysyłanie i odbieranie e-maili za pomocą zdefiniowanego konta w Comarch ERP Optima. Bardzo przydatna funkcjonalność w seryjnym wysyłaniu dokumentów takich jak: faktury, ponaglenia zapłaty, potwierdzenia sald, noty odsetkowe czy deklaracji pracowniczych do jednego lub wielu kontrahentów. Moduł umożliwia skorzystanie z gotowego wzorca lub pozwala na zdefiniowanie własnego szablonu. Wysyłane wiadomości zapisywane są w skrzynce pocztowej w odpowiednich folderach.
Moduł CRM PLUS poza wszystkimi funkcjonalnościami CRM posiada dodatkowo funkcję automatycznej windykacji należności oraz możliwość tworzenia ankiet.
W ramach procesu windykacji możliwe jest:
- automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail informujących kontrahentów o nieuregulowanych płatnościach,
- tworzenie kontaktów lub zadań CRM związanych z takimi kontrahentami,
- generowanie i wysyłanie poprzez e-mail ponagleń zapłaty oraz wiadomości informujących o nieuregulowanych należnościach,
- blokowanie sprzedaży.
Cały schemat procesu windykacji może być podzielony na etapy, które definiowane są elastycznie. W systemie możemy ustawić poziom należności, od którego ma się zaczynać windykacja lub termin, po którego przekroczeniu system ma wysyłać odpowiednią informację. W CRM Plus możemy określić także czy po przekroczeniu terminu płatności będą naliczać się odsetki. Niewątpliwie dużą zaletą windykacji jest wykonywanie operacji automatycznie przez usługę Comarch ERP Automat Windykacji – który po zdefiniowaniu schematu windykacji nie wymaga ręcznej ingerencji użytkownika, co pozwala na dużą oszczędność czasu. Moduł CRM PLUS umożliwia zbieranie dodatkowych informacji i opinii bezpośrednio od kontrahenta. Taką uniwersalną formą, która pozwala na budowanie wzorcowych wywiadów z kontrahentami w zależności od potrzeby, są właśnie ankiety.
Raportowanie i Analizy
- Analizy finansowe: Umożliwia generowanie raportów finansowych, analiz kosztów, przychodów i rentowności klientów.
- Indywidualne zestawienia: System pozwala na tworzenie niestandardowych raportów i zestawień, dostosowanych do potrzeb kancelarii i jej klientów.
e-Sprawozdania
- Automatyczne generowanie sprawozdań finansowych: Umożliwia tworzenie sprawozdań zgodnie z wymaganiami prawnymi w formacie XML oraz ich elektroniczną wysyłkę.
Moduł Obieg Dokumentów
- Digitalizacja i archiwizacja dokumentów: Pozwala na skanowanie dokumentów, ich elektroniczną archiwizację oraz obsługę obiegu dokumentów wewnątrz kancelarii.
- Przypisywanie dokumentów do konkretnych zadań i klientów: Pomaga w lepszej organizacji i przypisywaniu dokumentacji do odpowiednich klientów oraz spraw.
Automatyzacja Procesów
- Automatyczne importowanie wyciągów bankowych: Usprawnia księgowanie poprzez automatyczne wprowadzanie wyciągów bankowych do systemu.
- Integracja z zewnętrznymi systemami: Umożliwia synchronizację z platformami bankowymi oraz innymi systemami wspomagającymi obsługę księgową i kadrową.
Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami
- Aktualizacje prawne: System jest regularnie aktualizowany w związku ze zmianami przepisów prawa, dzięki czemu kancelaria podatkowa ma pewność, że działa zgodnie z obowiązującymi regulacjami.
- Szyfrowanie danych i kopie zapasowe: Zabezpieczenie danych klientów oraz dokumentów przed nieautoryzowanym dostępem i utratą danych.
Moduł Biuro Rachunkowe
- Zarządzanie wieloma klientami: Umożliwia obsługę wielu firm w jednym systemie, co jest kluczowe dla kancelarii prowadzących księgowość dla dużej liczby klientów.
- Fakturowanie usług: Umożliwia wystawianie faktur za usługi księgowe oraz inne działania związane z obsługą podatkową.
Dzięki tym funkcjom Comarch ERP Optima może znacząco usprawnić codzienną pracę kancelarii podatkowej, poprawić efektywność oraz zapewnić zgodność z przepisami podatkowymi.
Dodatkowe usługi i aplikacje Comarch
Comarch OCR
Niewątpliwie jednym z innowacyjnych rozwiązań, które zyskują na popularności, jest Comarch OCR – system optycznego rozpoznawania znaków, który rewolucjonizuje sposób przetwarzania dokumentów. Comarch OCR to zaawansowane narzędzie zaprojektowane w celu automatyzacji procesów związanych z przetwarzaniem dokumentów. Dzięki technologii OCR, system potrafi rozpoznać tekst z zeskanowanych dokumentów, co umożliwia ich szybkie i dokładne przetwarzanie. W dobie cyfryzacji i rosnących oczekiwań klientów, kancelarie podatkowe stoją przed wyzwaniami związanymi z efektywnością pracy oraz dokładnością przetwarzania dokumentów. W takim kontekście rozwiązania takie jak Comarch OCR stają się nieocenionym wsparciem. Kancelarie podatkowe często przetwarzają ogromne ilości dokumentów, takich jak faktury, umowy czy deklaracje podatkowe. Comarch OCR automatyzuje procesy związane z rozpoznawaniem i wprowadzaniem danych, co znacząco redukuje czas potrzebny na ręczne wprowadzanie informacji. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na bardziej złożonych i strategicznych zadaniach, co zwiększa efektywność całego zespołu.
Zwiększona Dokładność Danych Błędy w przetwarzaniu dokumentów mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Comarch OCR wykorzystuje zaawansowaną technologię optycznego rozpoznawania znaków, co minimalizuje ryzyko błędów ludzkich. Wysoka dokładność danych przekłada się na lepszą jakość usług świadczonych klientom oraz zwiększa zaufanie do kancelarii.
Integracja z Systemami Zarządzania Comarch OCR doskonale integruje się z systemami zarządzania dokumentami oraz ERP. Dzięki temu kancelarie mogą łatwo włączać przetworzone dane do swoich baz danych, co ułatwia dostęp do informacji i ich analizę. Szybka wymiana danych pomiędzy różnymi systemami zwiększa efektywność operacyjną oraz przyspiesza procesy decyzyjne.
Zarządzanie Dokumentami Kancelarie podatkowe muszą przestrzegać wielu regulacji dotyczących archiwizacji dokumentów. Comarch OCR umożliwia łatwe zarządzanie dokumentami, ich archiwizację oraz szybkie wyszukiwanie. Dzięki temu prawnicy i doradcy podatkowi mają łatwy dostęp do potrzebnych informacji, co przyspiesza podejmowanie decyzji oraz poprawia jakość obsługi klienta.
Lepsza Obsługa Klienta Efektywność i szybkość działania mają kluczowe znaczenie dla zadowolenia klientów. Dzięki Comarch OCR kancelarie podatkowe mogą błyskawicznie przetwarzać dokumenty, co przekłada się na szybsze odpowiedzi na zapytania klientów i lepszą obsługę. Zadowoleni klienci to większe szanse na długoterminową współpracę i pozytywne rekomendacje.
Koszty i Oszczędności Wdrożenie Comarch OCR prowadzi do redukcji kosztów związanych z pracą ręczną oraz minimalizacją błędów. Mniejsze zapotrzebowanie na zasoby ludzkie przyspiesza procesy i wpływa na niższe koszty operacyjne. To istotna korzyść, zwłaszcza w branży, gdzie rentowność jest kluczowa. Comarch OCR to niezwykle wartościowe narzędzie dla kancelarii podatkowych, które pragną zwiększyć swoją efektywność, poprawić jakość świadczonych usług oraz zredukować ryzyko błędów. W dobie rosnącej konkurencji oraz wymagań klientów, inwestycja w takie technologie staje się kluczowym krokiem w kierunku przyszłości. Dzięki Comarch OCR kancelarie mogą nie tylko zautomatyzować swoje procesy, ale także podnieść standardy obsługi klienta i zwiększyć swoją konkurencyjność na rynku.
Comarch HRM
Dzięki aplikacji Comarch HRM (Human Resources Management) zarządzanie pracownikami może stać się efektywniejsze. W pełni zintegrowany z modułami kadrowo-płacowymi wszystkich systemów Comarch ERP program pozwala m.in. na skuteczne zarządzanie czasem i planem pracy, kwalifikacjami pracowników, urlopami, nieobecnościami i delegacjami oraz na prowadzenie elastycznego systemu oceny pracowników.
Dobra organizacja pracy to klucz do osiągania najlepszych wyników. Wystarczy smartfon albo tablet oraz połączenie z Internetem!
Lista funkcjonalności:
- lista pracowników wraz z ich danymi personalnymi,
- osobisty pulpit każdego pracownika,
- lista kwalifikacji pracowników z możliwością ich edycji,
- dostęp do ewidencji umów cywilnoprawnych,
- dostęp do przygotowanych w programie kadrowo-płacowym wydruków (np. kwitków wypłat, PIT-ów),
- plan pracy w układzie 5, 7 i 31-dniowym – możliwość ustalenia planu poprzez kopiowanie, wklejanie lub edycję zaznaczonych dni z weryfikacją 11-godzinnej przerwy w pracy oraz wolnej niedzieli w okresie 4 tygodni,
- operacje związane z czasem pracy pracownika – odnotowania rzeczywistego czasu pracy według kalendarza, zestawienia lub obecności,
- import informacji o czasie pracy z pliku tekstowego (RCP),
- limity urlopowe oraz lista wszystkich nieobecności pracowników,
- rejestracja nieobecności – planowanie i zatwierdzanie urlopów wypoczynkowych w tym także dla pracowników młodocianych,
- widok oraz możliwość wydruku grafiku urlopowego współpracowników oraz podwładnych zalogowanego kierownika,
- funkcja e-nieobecności – czyli możliwość odnotowania przez pracownika nieobecności o charakterze ogólnym, która po dostarczeniu odpowiednich dokumentów zostanie zmieniona z poziomu programu kadrowo-płacowego na np. zwolnienie chorobowe,
- planowanie i potwierdzanie wyjazdów służbowych (delegacje),
- ocena okresowa pracownika (samoocena i ocena kierownika) – elastyczne konfigurowanie szablonów ocen, przypisywanie arkuszy ocen do pracowników,
- zarządzenie ewidencją szkoleń – planowanie, potwierdzanie oraz prezentacja listy szkoleń zrealizowanych przez pracownika,
- powiadomienie mailowe o zaplanowaniu urlopu, e-nieobecności i delegacji oraz o ich zatwierdzeniu,
- lista użytkowników z informacją o stanie ich konta,
- wgląd do historii wykonanych operacji przez poszczególnych Użytkowników,
- możliwość zweryfikowania informacji związanych z uczestnictwem pracownika w Pracowniczych Planach Kapitałowych oraz skorzystanie z wydruków deklaracji związanych z PPK,
- wprowadzenie planowania, zatwierdzania oraz limitowania pracy zdalnej,
- umożliwienie wyboru i korzystania z poszczególnych modułów (samoobsługa pracownicza, zarządzanie czasem pracy, rozwój pracownika),
- możliwość oceny pracownika metodą OKR, stanowisk pracy metodą 180 stopni oraz pracownika po okresie próbnym według metody 90 stopni,
- przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego (m.in. dodawanie i zatwierdzanie wakatów w wybranych przez Użytkownika centrach podległościowych).
Analizy BI
- Lepszy wgląd w działalność przedsiębiorstwa – firmy korzystające z modułu otrzymują rzetelną, szybką i aktualną informację o wielu aspektach swojej działalności.
- Usprawnienie procesu podejmowania decyzji – podejmowanie decyzji staje się łatwiejsze dzięki czytelnym i przekrojowym danym na temat funkcjonowania firmy w postaci analiz i raportów, które pozwalają właścicielom i osobom zarządzającym firmą na rozstrzyganie, czy i jakie działania mają zostać podjęte do osiągnięcia zamierzonych celów biznesowych.
- Obniżenie kosztów pozyskiwania analiz – Comarch ERP Optima Analizy BI szybko odpowiada na postawione pytania, a zbudowanie nawet najbardziej skomplikowanych sprawozdań oraz zestawień sprowadza się do użycia prostej metody drag & drop.
- Oszczędność czasu – dzięki zastosowaniu subskrypcji, stale wykonywane raporty będą zawsze dostarczane na czas. Moduł samoczynnie wyśle raport ze wszystkimi niezbędnymi informacjami pozwalającymi na zdiagnozowanie bieżącej sytuacji w firmie i podjęcie odpowiednich działań.
- Weryfikacja realizacji planów firmy – wykorzystując moduł Comarch ERP Optima Analizy BI w prosty sposób na jednym sprawozdaniu, można odczytać stopień zrealizowanego planu i prześledzić trendy dla każdego z kluczowych wskaźników efektywności.
Comarch IBARD
Comarch IBARD jest to usługa, która pozwala bezpiecznie przechowywać dane w chmurze. Informatyzacja biznesu niesie ze sobą ryzyko utraty lub – co gorsza – kradzieży danych. Comarch IBARD pozwala na bezpieczny i intuicyjny backup danych online oraz ich synchronizację w najbezpieczniejszej w Polsce chmurze Comarch.
Dodatkowo możliwe jest łatwe udostępnianie danych wewnątrz i na zewnątrz firmy, szyfrowanie, wersjonowanie plików oraz zdalny dostęp do swoich danych. Usługa wyposażona została w wygodną wyszukiwarkę plików oraz kosz z możliwością opróżniania i przywracania.
Comarch IBARD to możliwość zarządzania danymi firmowymi z jednego miejsca
- backup nielimitowanej ilości baz danych,
- backup plików i folderów,
- harmonogram zadań backupu,
- dostęp przez www, aplikacje desktop i mobile,
- własny klucz szyfrujący,
- szyfrowanie transmisji,
- wersjonowanie plików,
- synchronizacja danych,
- zaawansowane udostępnianie,
- powiadomienia email o statusie backupu,
- backup lokalizacji sieciowej.
Podsumowanie
Bez wątpienia wybór najlepszego systemu ERP dla kancelarii podatkowej nie jest prostym zadaniem. Na rynku dostępnych jest wiele różnych programów księgowych, kadrowo-płacowych i ERP. W zależności od potrzeb warto rozważyć te rozwiązania, dzięki którym będziemy mogli obsługiwać wszystkie zakresy i obszary kancelarii podatkowej. Pod uwagę należy wziąć także systemy, które przyniosą największą automatyzację procesów oraz optymalizację pracy księgowych i doradców podatkowych. Dodatkowo jednym z najważniejszych czynników, które powinny mieć wpływ na wybór systemu jest gwarancja, że program zawsze będzie zgodny z obowiązującym stanem prawnym. W przypadku często zmieniających się przepisów prawa polskiego jest to bardzo istotne.